Căn cứ pháp lý
Việc xử lý hóa đơn điện tử bị ghi sai mã số thuế được quy định tại Thông tư 91/2026/TT-BTC về hóa đơn điện tử, cụ thể tại điểm b khoản 1 Điều 10 của Thông tư này. Đây là căn cứ trực tiếp để bên bán xác định cách khắc phục khi phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót liên quan đến mã số thuế của người mua hoặc các nội dung bắt buộc khác trên hóa đơn.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Khi nào hóa đơn bị coi là lập sai và cần xử lý
Theo quy định nêu trên, một hóa đơn điện tử được xem là có sai sót cần xử lý khi các thông tin như mã số thuế, tên hàng hóa hoặc dịch vụ, số tiền thanh toán, thuế suất, hoặc các chỉ tiêu bắt buộc khác không đúng với thực tế giao dịch. Trong những tình huống này, pháp luật cho phép bên bán lựa chọn một trong hai hướng khắc phục: lập hóa đơn điều chỉnh cho hóa đơn đã phát hành, hoặc lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế toàn bộ hóa đơn sai.
Phương thức khắc phục: điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn
Trường hợp lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn mới bên bán bắt buộc phải thể hiện rõ dòng chữ dạng "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm", trong đó nêu đầy đủ thông tin nhận diện của hóa đơn gốc bị sai để người mua và cơ quan thuế có thể đối chiếu.
Trường hợp lựa chọn lập hóa đơn thay thế, hóa đơn điện tử mới phải ghi rõ dòng chữ dạng "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm", đồng thời dẫn chiếu đầy đủ thông tin của hóa đơn bị thay thế.
Dù áp dụng phương án nào, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đều phải được ký số hợp lệ trước khi gửi cho người mua; đối với hóa đơn thuộc loại có mã của cơ quan thuế, hồ sơ còn phải được gửi để được cấp mã trước khi lưu hành. Một điểm đáng lưu ý là nếu trong cùng một tháng phát sinh nhiều hóa đơn lập sai cho cùng một người mua, bên bán không nhất thiết phải lập riêng từng hóa đơn điều chỉnh, mà có thể gộp thành một hóa đơn điều chỉnh duy nhất, kèm theo bảng kê liệt kê chi tiết các hóa đơn có sai sót để thuận tiện cho việc theo dõi, đối chiếu.
Yêu cầu về văn bản thỏa thuận với người mua
Trước khi tiến hành điều chỉnh, nếu người mua là tổ chức hoặc hộ kinh doanh, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót cụ thể. Văn bản này được xem như bằng chứng xác nhận sự đồng thuận của cả hai bên về việc hóa đơn đã lập không chính xác và cần được xử lý lại.
Ngược lại, nếu người mua là cá nhân, bên bán không bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận song song, mà chỉ cần thông báo trực tiếp cho người mua biết về sai sót, hoặc công khai thông tin này trên website của mình để bảo đảm tính minh bạch. Văn bản thỏa thuận, nếu có, cần được lưu giữ cẩn thận cùng hồ sơ kế toán, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế tiến hành kiểm tra, thanh tra hoặc yêu cầu giải trình.
Trình tự các bước thực hiện
Quá trình xử lý một hóa đơn điện tử bị lập sai mã số thuế thường được thực hiện theo trình tự sau:
- Rà soát, xác định chính xác hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và khoanh vùng những nội dung cần được điều chỉnh lại.
- Căn cứ vào bản chất sai sót, lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế, trong đó thể hiện đầy đủ các thông tin dẫn chiếu đến hóa đơn gốc theo đúng quy định.
- Thực hiện ký số trên hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế vừa lập.
- Gửi hóa đơn đã ký số cho người mua; đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, gửi hồ sơ đến cơ quan thuế để được cấp mã trước khi sử dụng.
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua trong trường hợp pháp luật yêu cầu, đồng thời lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu liên quan đến việc xử lý sai sót.
Một số điểm cần lưu ý
Không phải trong mọi trường hợp bên bán đều bắt buộc phải lập văn bản thỏa thuận với người mua. Chẳng hạn, khi việc điều chỉnh gắn liền với quy trình chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử theo quy định hiện hành, nghĩa vụ lập văn bản thỏa thuận có thể không đặt ra. Dù vậy, để hạn chế rủi ro về thuế cũng như tránh bị xử lý do chậm khắc phục, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên xử lý hóa đơn sai sót càng sớm càng tốt ngay khi phát hiện.
Về mặt hồ sơ, các tài liệu cần chuẩn bị và lưu giữ bao gồm: hóa đơn điện tử gốc đã lập sai, hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế đã được ký số, và văn bản thỏa thuận với người mua trong trường hợp pháp luật yêu cầu. Việc lưu trữ đầy đủ, có hệ thống các tài liệu này không chỉ giúp doanh nghiệp chứng minh tính hợp lệ của quá trình xử lý sai sót, mà còn là cơ sở quan trọng khi cơ quan thuế thực hiện đối chiếu, kiểm tra sau này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
