Căn cứ pháp lý
Nghị định số 254/2026/NĐ-CP đã thiết lập khung pháp lý chi tiết cho việc sử dụng hóa đơn điện tử trong các hoạt động ủy thác xuất khẩu hàng hóa, với các quy định cụ thể tại điểm b, khoản 3 của Điều 6. Khung pháp lý này nhằm đảm bảo tính minh bạch, tuân thủ pháp luật và quản lý tài chính hiệu quả trong các giao dịch xuất khẩu có sự tham gia của nhiều bên.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Unknown and British Government · Public domain
Quy định về hóa đơn điện tử trong ủy thác xuất khẩu
Theo Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi một doanh nghiệp (cơ sở có hàng) ủy thác cho bên thứ ba (cơ sở nhận ủy thác) thực hiện xuất khẩu, toàn bộ quy trình này phải có sự hỗ trợ của các chứng từ điện tử thích hợp.
Về chứng từ xuất kho: Tại khâu giao hàng từ cơ sở có hàng cho cơ sở nhận ủy thác, chứng từ sử dụng là phiếu xuất kho có tính chất vừa là chứng từ xuất kho vừa là biên nhận vận chuyển nội bộ. Chứng từ này ghi nhận sự chuyển giao hàng hóa giữa hai bên và phục vụ các mục đích kế toán nội bộ nhưng chưa phải là hóa đơn thanh toán chính thức giữa hai đơn vị.
Về hóa đơn cho hàng xuất khẩu: Sau khi cơ sở nhận ủy thác hoàn tất tất cả các thủ tục hải quan và có được xác nhận từ cơ quan hải quan về sự thực xuất của hàng hóa, cơ sở có hàng gốc mới tiến hành lập hóa đơn điện tử. Hóa đơn này được phát hành dựa trên những thông tin xác thực từ hải quan về số lượng và giá trị hàng đã xuất khẩu, nhằm ghi nhận giao dịch thương mại chính thức giữa cơ sở có hàng và cơ sở nhận ủy thác. Hóa đơn có thể được lập dưới hình thức hóa đơn giá trị gia tăng điện tử hoặc hóa đơn bán hàng điện tử, tuỳ theo tính chất của giao dịch và các quy định của pháp luật thuế.
Về hóa đơn cho dịch vụ ủy thác: Đồng thời, cơ sở nhận ủy thác cũng phải lập riêng một hóa đơn điện tử (có hình thức là hóa đơn giá trị gia tăng hoặc hóa đơn bán hàng) để ghi nhận khoản phí ủy thác mà cơ sở có hàng phải thanh toán cho cơ sở nhận ủy thác. Khoản phí này nhằm bù đắp cho chi phí liên quan đến dịch vụ xuất khẩu, bao gồm cả những chi phí hành chính và hải quan mà cơ sở nhận ủy thác phải chịu.
Trình tự thực hiện từng giai đoạn
Quy trình áp dụng hóa đơn điện tử trong trường hợp ủy thác xuất khẩu bao gồm những bước liên tiếp và có sự kết hợp chặt chẽ giữa các chứng từ:
Giai đoạn 1 — Chuyển giao hàng hóa: Cơ sở có hàng lập phiếu xuất kho kết hợp với biên nhận vận chuyển nội bộ khi chuyển hàng cho cơ sở ủy thác. Chứng từ này phục vụ mục đích theo dõi kho bãi và quản lý tài sản nội bộ.
Giai đoạn 2 — Thực hiện xuất khẩu: Cơ sở nhận ủy thác tiến hành các công việc hành chính và thủ tục hải quan cần thiết để hoàn tất quá trình xuất khẩu hàng hóa. Giai đoạn này bao gồm khai báo hải quan, thanh toán các lệ phí, và lấy các chứng chỉ xuất khẩu.
Giai đoạn 3 — Hóa đơn cho hàng xuất khẩu: Khi đã nhận được giấy xác nhận từ cơ quan hải quan cho thấy hàng hóa đã được xuất khẩu thành công, cơ sở có hàng gốc tiến hành lập hóa đơn điện tử gửi cho cơ sở ủy thác. Những thông số trong hóa đơn này được xác thực từ cơ quan hải quan, đảm bảo tính chính xác và pháp lý.
Giai đoạn 4 — Hóa đơn cho dịch vụ ủy thác: Cơ sở ủy thác lập hóa đơn điện tử để ghi nhận khoản phí dịch vụ ủy thác mà cơ sở có hàng cần chi trả. Hóa đơn này phản ánh giá trị của dịch vụ được cung cấp.
Những điểm cần chú ý trong thực hiện
Các quy định về hóa đơn điện tử trong trường hợp ủy thác xuất khẩu có thể thay đổi theo những sửa đổi của pháp luật trong tương lai. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật các thay đổi quy định. Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành và nhận tư vấn phù hợp với tình huống cụ thể của từng doanh nghiệp, cần liên hệ với các cơ quan quản lý có thẩm quyền hoặc tìm sự hỗ trợ từ các tổ chức tư vấn pháp luật.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
