Căn cứ ban hành hướng dẫn
Cục Thuế thành phố Cần Thơ đã ban hành Công văn số 7645/CTH-QLDN1 ngày 25/8/2026, trả lời vướng mắc của doanh nghiệp về cách thể hiện thông tin trên hóa đơn điện tử. Văn bản này tập trung giải đáp cách ghi đơn vị tính, số lượng và đơn giá đối với hóa đơn xuất cho dịch vụ, trên cơ sở đối chiếu với các quy định hiện hành tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Đây là căn cứ để kế toán và người phụ trách xuất hóa đơn tại doanh nghiệp, hộ kinh doanh áp dụng thống nhất khi phát sinh giao dịch cung ứng dịch vụ, tránh ghi sai lệch dẫn đến phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Unknown and British Government · Public domain
Những tiêu thức bắt buộc phải có trên hóa đơn dịch vụ
Theo hướng dẫn tại Công văn 7645/CTH-QLDN1, một hóa đơn dịch vụ hợp lệ cần thể hiện đầy đủ các tiêu thức sau:
- Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn và ký hiệu mẫu số hóa đơn;
- Số thứ tự của hóa đơn;
- Thông tin định danh bên bán: tên, địa chỉ, mã số thuế;
- Thông tin định danh bên mua: tên, địa chỉ và mã số thuế hoặc mã số định danh cá nhân đối với trường hợp người mua là cá nhân;
- Tên dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá; số tiền chưa gồm thuế giá trị gia tăng, thuế suất giá trị gia tăng áp dụng, số tiền thuế giá trị gia tăng tính theo từng mức thuế suất, tổng số tiền thuế giá trị gia tăng và tổng số tiền phải thanh toán đã bao gồm thuế;
- Chữ ký của bên bán và của bên mua; riêng đối với hóa đơn điện tử, chữ ký số của bên mua không bắt buộc phải có, trừ trường hợp hai bên có thỏa thuận khác;
- Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số trên hóa đơn điện tử;
- Mã do cơ quan thuế cấp, áp dụng đối với loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế;
- Các khoản phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước, khoản chiết khấu thương mại, khuyến mại nếu có phát sinh, cùng những nội dung khác có liên quan nếu có.
Cách xác định và thể hiện đơn vị tính, số lượng, đơn giá
Điểm mấu chốt mà Công văn 7645/CTH-QLDN1 làm rõ là cách ghi tiêu thức "đơn vị tính" có sự khác biệt giữa hàng hóa và dịch vụ.
Đối với hàng hóa, bên bán căn cứ vào bản chất và đặc điểm vật lý của từng loại hàng hóa để lựa chọn tên đơn vị tính phù hợp, tuân theo quy định pháp luật về đo lường, ví dụ như cái, chiếc, ki-lô-gam, mét, lít...
Đối với dịch vụ, hóa đơn không bắt buộc phải thể hiện tiêu thức "đơn vị tính" như đối với hàng hóa hữu hình. Đơn vị tính trong trường hợp này được xác định linh hoạt theo từng lần cung cấp dịch vụ và theo nội dung, tính chất của giao dịch phát sinh, chẳng hạn theo gói, theo giờ, theo lần hoặc theo tháng, miễn sao phản ánh đúng bản chất kinh tế của dịch vụ đã cung cấp cho khách hàng.
Sau khi đã xác định được đơn vị tính phù hợp, số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ được ghi bằng chữ số Ả Rập tương ứng với đơn vị đó, làm cơ sở để tính ra đơn giá và thành tiền thể hiện trên hóa đơn.
Trình tự các bước lập hóa đơn dịch vụ
Để hóa đơn được lập đúng theo hướng dẫn nêu trên, người bán nên thực hiện theo trình tự sau:
- Xác định chính xác tên hàng hóa, dịch vụ cung cấp và lựa chọn đơn vị tính tương ứng, phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
- Ghi số lượng bằng chữ số Ả Rập theo đơn vị tính đã xác định ở bước trên, làm căn cứ để tính đơn giá và thành tiền.
- Đối với các trường hợp hàng hóa, dịch vụ có tính chất đặc thù, không thể liệt kê đầy đủ trên một dòng của hóa đơn, người bán lập kèm bảng kê chi tiết đính kèm hóa đơn.
- Trên hóa đơn phải thể hiện rõ nội dung dạng "kèm theo bảng kê số..., ngày... tháng... năm..."; bảng kê đính kèm phải có đầy đủ thông tin theo đúng quy định để được xem là một bộ phận không tách rời của hóa đơn khi xuất trình cho cơ quan thuế.
Trách nhiệm của người bán và rủi ro khi thực hiện chưa đúng
Việc ghi sai hoặc bỏ sót tiêu thức đơn vị tính, số lượng, đơn giá trên hóa đơn dịch vụ có thể khiến doanh nghiệp, hộ kinh doanh bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực quản lý thuế, hóa đơn, chứng từ khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra.
Do đó, doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan đến từng giao dịch phát sinh, đồng thời đối chiếu số liệu trên hóa đơn với hợp đồng, biên bản nghiệm thu (nếu có) để bảo đảm tính chính xác, sẵn sàng phục vụ công tác kiểm tra, đối chiếu của cơ quan thuế khi được yêu cầu.
Ngoài ra, thời hạn lập hóa đơn đối với hoạt động cung ứng dịch vụ phải tuân thủ đúng quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP; người bán cần lập hóa đơn đúng thời điểm quy định tại điều khoản này để tránh phát sinh rủi ro về thuế và bị xử phạt hành chính không đáng có.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
