Căn cứ pháp lý
Mẫu số 02/TNDN — Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn — là biểu mẫu được ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC. Bên cạnh đó, các nguyên tắc chung về lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ trong trường hợp doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ mà bên bán không xuất được hóa đơn còn được dẫn chiếu tại Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, nội dung này đã được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là hai căn cứ then chốt mà doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần nắm vững trước khi lập bảng kê phục vụ công tác kê khai, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, tránh việc chi phí bị loại khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Jaggery · CC BY-SA 2.0
Khi nào cần lập bảng kê theo mẫu 02/TNDN
Trong hoạt động sản xuất, kinh doanh, không ít khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ đầu vào của doanh nghiệp không thể có hóa đơn, do bên bán là cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh hoặc không thuộc diện bắt buộc phải xuất hóa đơn. Tình huống này thường gặp khi doanh nghiệp trực tiếp thu mua nông sản, thủy sản, lâm sản, phế liệu... từ người sản xuất nhỏ lẻ, người thu gom tại địa phương. Để những khoản chi nêu trên vẫn có chứng từ hợp lệ, làm căn cứ tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, đơn vị mua hàng phải tự lập Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ không có hóa đơn theo đúng mẫu 02/TNDN, thay cho hóa đơn mà phía bán không thể cung cấp.
Các nội dung cần điền trên bảng kê
Bảng kê gồm hai nhóm thông tin: thông tin nhận diện doanh nghiệp lập bảng kê, và thông tin chi tiết của từng giao dịch phát sinh với bên bán.
Về phía doanh nghiệp lập bảng kê, cần thể hiện đầy đủ:
- Tên doanh nghiệp: ghi chính xác theo tên đã đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
- Mã số thuế: mã số thuế do cơ quan thuế cấp cho doanh nghiệp.
- Địa chỉ trụ sở chính: địa chỉ trụ sở đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền.
- Số điện thoại liên hệ: số điện thoại đang sử dụng để giao dịch.
- Địa điểm tổ chức thu mua: nơi thực tế diễn ra hoạt động thu mua, ví dụ kho hàng, trạm hoặc điểm thu mua nông sản.
Về phía từng giao dịch cụ thể với người bán, doanh nghiệp ghi nhận:
- Ngày phát sinh giao dịch: thời điểm thực tế doanh nghiệp nhận hàng hoặc thanh toán cho người bán.
- Họ và tên người bán: ghi đầy đủ, đúng như trên giấy tờ tùy thân của người bán.
- Nơi cư trú của người bán: địa chỉ thường trú hoặc nơi đang sinh sống tại thời điểm giao dịch.
- Số căn cước công dân hoặc chứng minh nhân dân: dùng để xác minh danh tính người bán, làm cơ sở đối chiếu khi cần.
- Số điện thoại của người bán (nếu có): phục vụ việc liên hệ, xác minh lại giao dịch khi cần thiết.
- Tên hàng hóa, dịch vụ: mô tả cụ thể, rõ ràng loại hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua.
- Số lượng, khối lượng: ghi theo đơn vị tính phù hợp với từng loại hàng hóa.
- Đơn giá: mức giá áp dụng cho một đơn vị hàng hóa, dịch vụ.
- Thành tiền: tổng số tiền doanh nghiệp đã hoặc phải thanh toán cho người bán trong giao dịch đó.
- Ghi chú: các thông tin bổ sung khác, nếu cần làm rõ thêm về giao dịch.
Việc ghi chép chính xác, đầy đủ từng chỉ tiêu nêu trên là điều kiện để bảng kê được công nhận là chứng từ hợp lệ thay thế hóa đơn.
Trình tự lập bảng kê
Doanh nghiệp có thể thực hiện việc lập bảng kê theo trình tự sau:
- Rà soát, tổng hợp toàn bộ các giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ phát sinh trong kỳ mà bên bán không xuất được hóa đơn.
- Đối chiếu chứng từ thanh toán, sổ sách liên quan và điền đầy đủ từng chỉ tiêu trên mẫu 02/TNDN tương ứng với mỗi giao dịch đã tổng hợp.
- Tổng hợp các giao dịch theo từng tháng thành một bảng kê hoàn chỉnh, phản ánh đầy đủ các khoản thu mua không có hóa đơn phát sinh trong tháng đó.
- Đối với doanh nghiệp có nhiều điểm hoặc trạm thu mua khác nhau, mỗi điểm/trạm lập bảng kê riêng theo địa bàn hoạt động, sau đó tổng hợp chung vào bảng kê của toàn doanh nghiệp trước khi lưu trữ, sử dụng cho mục đích kê khai thuế.
Một số lưu ý khi lập và sử dụng bảng kê
Bảng kê chỉ có giá trị làm chứng từ hợp lệ khi phản ánh trung thực, đầy đủ các giao dịch thu mua thực tế phát sinh, không có hóa đơn. Doanh nghiệp cần bảo đảm điền đủ toàn bộ chỉ tiêu theo đúng mẫu, tổng hợp đúng kỳ phát sinh giao dịch theo từng tháng, đồng thời đối chiếu khớp với chứng từ thanh toán và sổ sách kế toán đi kèm, tránh tình trạng bỏ sót hoặc ghi nhận sai lệch.
Trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê, lập thiếu chỉ tiêu bắt buộc, hoặc nội dung kê khai không khớp với thực tế giao dịch, khoản chi liên quan có nguy cơ không được cơ quan thuế chấp nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp còn có thể phải đối mặt với rủi ro bị xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn, chứng từ theo quy định pháp luật hiện hành. Do đó, việc lập bảng kê theo đúng mẫu 02/TNDN, căn cứ Thông tư 20/2026/TT-BTC và Điều 4 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP), cần được doanh nghiệp thực hiện nghiêm túc và kịp thời ngay khi phát sinh giao dịch, nhằm bảo đảm tính hợp lệ của chi phí và hạn chế rủi ro về thuế.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
