Hướng dẫn điều chỉnh hóa đơn GTGT bán hàng

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, trong đó Điều 19 quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót, là căn cứ pháp lý chính cho việc lập hóa đơn điều chỉnh.

2. Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

3. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội, quy định về đăng ký thuế, khai thuế, nộp thuế và xử lý vi phạm về thuế, hóa đơn.

4. Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế, trong đó có quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Mẫu 01/KHBS khi phát hiện sai sót.

5. Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ kế toán doanh nghiệp, liên quan đến việc hạch toán các khoản điều chỉnh doanh thu và thuế GTGT đầu ra, đầu vào.

Nội dung chi tiết

Phải lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn GTGT đã lập có sai sót, bao gồm: sai tên hàng hóa, dịch vụ; sai đơn vị tính, số lượng, đơn giá; sai thuế suất, tiền thuế; sai số tiền ghi trên hóa đơn hoặc sai thông tin của người mua, người bán. Trường hợp bên mua thay đổi nội dung cột hàng hóa, dịch vụ và đơn vị tính nhưng không thay đổi số tiền (như tình huống Tổng Công ty DMC cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho Tổ hợp nhà thầu JGCS năm 2017), hóa đơn gốc không còn phản ánh đúng nội dung giao dịch thực tế nên hai bên vẫn phải lập biên bản và hóa đơn điều chỉnh để đảm bảo tính chính xác, hợp pháp của chứng từ kế toán.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Rémi Mathis · Public domain

Nguyên tắc điều chỉnh theo Nghị định số 123/2020/NĐ-CP: không được hủy, xóa bỏ hóa đơn đã lập; người bán lập hóa đơn điều chỉnh mới, trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…" và thể hiện rõ nội dung sai sót, nội dung đã điều chỉnh; hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm. Hóa đơn điều chỉnh phải được gửi cho người mua và thực hiện theo đúng mẫu số, ký hiệu theo quy định.

Khi điều chỉnh tăng doanh số, thuế GTGT đầu ra hoặc đầu vào thì lập hóa đơn điều chỉnh tăng thể hiện phần chênh lệch tăng; khi điều chỉnh giảm thì lập hóa đơn điều chỉnh giảm thể hiện phần chênh lệch giảm. Trong cả hai trường hợp, hóa đơn điều chỉnh đều không được ghi số âm mà phải ghi nội dung điều chỉnh bằng số tiền dương kèm căn cứ điều chỉnh, tránh làm sai lệch cơ sở dữ liệu hóa đơn điện tử của cơ quan thuế.

Trách nhiệm của hai bên và kê khai thuế: bên bán và bên mua cần lập biên bản thỏa thuận về việc điều chỉnh hóa đơn, ghi rõ nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh, có chữ ký của đại diện hai bên để làm căn cứ giải trình khi cơ quan thuế yêu cầu. Đối với hóa đơn điện tử đã có mã của cơ quan thuế, trước khi lập hóa đơn điều chỉnh người bán thực hiện thông báo theo Mẫu 04/SS-HĐĐT. Bên bán kê khai điều chỉnh doanh số, thuế GTGT đầu ra; bên mua kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào tương ứng theo quy định, nếu hóa đơn gốc đã được kê khai ở kỳ trước thì thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Mẫu 01/KHBS.

Quy trình thực hiện

1. Phát hiện và xác định sai sót: rà soát hóa đơn đã lập, xác định chính xác nội dung sai (tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế, số tiền…) và xác định hóa đơn đã kê khai thuế hay chưa.
2. Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn: ghi rõ lý do, nội dung sai sót, nội dung điều chỉnh, có chữ ký, họ tên, chức danh của đại diện bên bán và bên mua; biên bản là căn cứ quan trọng để giải trình với cơ quan thuế.
3. Thông báo cho cơ quan thuế: nếu thuộc trường hợp bắt buộc, người bán gửi thông báo về việc điều chỉnh hóa đơn theo Mẫu 04/SS-HĐĐT trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.
4. Lập hóa đơn điều chỉnh: ghi rõ dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…", thể hiện rõ nội dung điều chỉnh, không ghi số âm, sau đó gửi hóa đơn điều chỉnh cho người mua theo đúng quy định về hóa đơn điện tử.
5. Kê khai điều chỉnh thuế: bên bán kê khai điều chỉnh doanh số và thuế GTGT đầu ra, bên mua kê khai điều chỉnh thuế GTGT đầu vào; nếu hóa đơn gốc đã kê khai và việc điều chỉnh làm thay đổi số thuế phải nộp thì thực hiện khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo Mẫu 01/KHBS.
6. Lưu trữ hồ sơ: lưu giữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, biên bản điều chỉnh, thông báo gửi cơ quan thuế và các chứng từ liên quan theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế kiểm tra.

Lưu ý quan trọng

Không được hủy, xóa bỏ hóa đơn đã lập. Hóa đơn gốc vẫn có giá trị pháp lý và phải được lưu trữ; khi phát hiện sai sót phải lập hóa đơn điều chỉnh thay vì hủy hóa đơn, trừ trường hợp hóa đơn chưa gửi cho cơ quan thuế và chưa gửi cho người mua thì mới được xử lý theo quy định riêng.

Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…" của hóa đơn gốc; nội dung điều chỉnh phải thể hiện rõ sai sót và nội dung đã điều chỉnh, tránh ghi chung chung gây khó khăn cho việc đối chiếu của cơ quan thuế.

Không được tẩy xóa, sửa chữa hóa đơn đã lập. Mọi thay đổi về nội dung hóa đơn chỉ được thể hiện trên hóa đơn điều chỉnh, không được tự ý sửa trên hóa đơn gốc vì làm mất giá trị chứng từ và có thể bị xử phạt vi phạm hành chính.

Phải điều chỉnh và kê khai đúng kỳ theo quy định. Nếu hóa đơn gốc đã kê khai thuế đầu ra, đầu vào thì việc điều chỉnh phải được kê khai, khai bổ sung đúng quy định; kê khai sai kỳ, sai số liệu có thể dẫn đến bị xử lý về thuế, hóa đơn theo Nghị định số 125/2020/NĐ-CP, bị truy thu thuế và tiền chậm nộp.

Lập hóa đơn điều chỉnh sai sẽ phát sinh rủi ro lớn: hóa đơn điều chỉnh sai nội dung, sai số tiền, ghi số âm hoặc không ghi đúng căn cứ hóa đơn gốc có thể khiến bên mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào, làm lệch số liệu kê khai của cả hai bên và bị cơ quan thuế xử phạt, ấn định thuế.

Khi gặp vướng mắc hoặc tình huống phức tạp, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên tham khảo ý kiến của đơn vị tư vấn kế toán, thuế chuyên nghiệp hoặc liên hệ cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể theo tình huống thực tế trước khi lập hóa đơn điều chỉnh.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.