Cơ sở pháp lý
Nghị định 254/2026/NĐ-CP thiết lập những yêu cầu bắt buộc đối với chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân mà các tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập phải tuân thủ.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Office of Congressman Duncan D. Hunter · Public domain
Yêu cầu thông tin trên chứng từ khấu trừ
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 23 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân bắt buộc phải ghi rõ:
- Tên gọi của chứng từ, ký hiệu dạng mẫu, ký hiệu riêng chứng từ, cũng như số thứ tự liên tiếp của chứng từ đó;
- Tên, địa chỉ kinh doanh và mã số thuế của đơn vị hoặc cá nhân thi hành việc chi trả thu nhập;
- Tên, địa chỉ, số điện thoại liên lạc và mã số thuế (hoặc số định danh cá nhân) của người nhận tiền lương/thu nhập;
- Quốc tịch của cá nhân (áp dụng khi người nhận không mang quốc tịch Việt Nam);
- Chi tiết về khoản thu nhập được trả, mốc thời gian trả tiền, tổng tiền chịu thuế, các khoản đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc, khoản từ thiện hoặc khuyến học, và số tiền thuế được khấu trừ;
- Ngày tháng năm khi chứng từ được thiết lập;
- Họ tên và chữ ký của người đại diện chi trả (nếu sử dụng hình thức điện tử, phải là chữ ký số hóa).
Quy trình và thời điểm lập chứng từ
Theo Điều 24 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, chứng từ khấu trừ phải được lập vào lúc thi hành việc khấu trừ thuế.
Đối với những cá nhân không được ký kết hợp đồng lao động hoặc kỳ hợp đồng dưới 3 tháng: tổ chức hoặc cá nhân chi trả lập chứng từ cho từng lần khấu trừ riêng biệt, hoặc có thể gộp thành một chứng từ duy nhất cho toàn bộ các lần khấu trừ trong năm kế toán nếu cá nhân yêu cầu.
Đối với những cá nhân ký kết hợp đồng lao động với thời hạn từ 3 tháng trở lên: chỉ cần lập duy nhất một chứng từ khấu trừ trong suốt năm tính thuế đó.
Đối với chứng từ hình thức điện tử: dữ liệu phải được gửi tới cơ quan quản lý thuế trong cùng ngày chứng từ được lập.
Trách nhiệm quản lý và bảo mật
Các tổ chức hoặc cá nhân phụ trách việc khấu trừ cần quản lý an toàn các tài khoản được cơ quan thuế cấp phát, đồng thời chịu trách nhiệm pháp lý toàn diện đối với tính hợp pháp và độ chính xác của các chứng từ điện tử họ lập. Thời điểm ký số được coi là thời điểm tổ chức hoặc cá nhân khấu trừ thực hiện ký tên trên chứng từ điện tử đó.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
