Cơ sở pháp lý và bối cảnh ban hành
Ngày 08 tháng 9 năm 2026, cơ quan Thuế thành phố Đồng Nai đã ban hành Công văn số 17126/DON-QLDN1, đưa ra hướng dẫn cụ thể liên quan đến việc lập biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ phục vụ công tác kê khai chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp. Văn bản này được xây dựng nhằm làm rõ cách áp dụng quy định tại Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC đối với trường hợp doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên. Đây là căn cứ quan trọng để các doanh nghiệp, đặc biệt là những đơn vị có phát sinh nhiều giao dịch mua bán chưa thanh toán ngay tại thời điểm ghi nhận chi phí, hiểu đúng và áp dụng thống nhất quy định về chứng từ, hồ sơ kèm theo.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Kirsten Gillibrand 2020 · Public domain
Nội dung hướng dẫn chính về điều kiện ghi nhận chi phí được trừ
Theo hướng dẫn tại Công văn 17126/DON-QLDN1, đối với các khoản mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, trường hợp đến thời điểm doanh nghiệp ghi nhận chi phí mà khoản thanh toán chưa được thực hiện thì doanh nghiệp vẫn có thể đưa khoản chi này vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, với điều kiện đáp ứng đầy đủ ba yếu tố sau: (i) có hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ được ký kết hợp lệ giữa các bên; (ii) có biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ thể hiện việc bên bán đã chuyển giao và bên mua đã tiếp nhận đối tượng giao dịch; và (iii) có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định pháp luật hiện hành khi khoản thanh toán được thực hiện sau đó. Ba điều kiện này cần được thỏa mãn đồng thời, không thể thay thế lẫn nhau, để khoản chi phí được cơ quan thuế công nhận là hợp lệ.
Nguyên tắc xây dựng biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ
Một điểm đáng lưu ý là hệ thống pháp luật hiện hành chưa ban hành mẫu biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ mang tính bắt buộc áp dụng chung. Do đó, để xây dựng biên bản phù hợp và có giá trị pháp lý, doanh nghiệp cần tham chiếu các nguyên tắc, quy định liên quan tại Bộ luật Dân sự về giao kết và thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, Luật Thương mại về mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, Luật Kế toán về chứng từ kế toán, cùng các văn bản pháp luật chuyên ngành khác có liên quan đến loại hàng hóa, dịch vụ cụ thể. Về mặt nội dung, biên bản bàn giao nên thể hiện đầy đủ thông tin về các bên tham gia giao dịch, mô tả cụ thể hàng hóa hoặc dịch vụ được bàn giao như số lượng, quy cách, chất lượng hoặc phạm vi công việc, thời điểm và địa điểm bàn giao, cũng như có xác nhận của đại diện có thẩm quyền của cả hai bên. Việc soạn thảo biên bản chặt chẽ, khớp với nội dung hợp đồng đã ký, sẽ giúp doanh nghiệp có căn cứ vững chắc khi giải trình với cơ quan thuế.
Trình tự thực hiện đối với doanh nghiệp
Để đáp ứng yêu cầu ghi nhận chi phí được trừ theo hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp cần thực hiện tuần tự các bước sau. Trước tiên, doanh nghiệp và bên cung cấp ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, trong đó nêu rõ đối tượng giao dịch, giá trị, phương thức và thời hạn thanh toán. Tiếp theo, khi hàng hóa được giao hoặc dịch vụ được hoàn thành, hai bên lập biên bản bàn giao theo các nguyên tắc pháp lý nêu ở phần trên, có chữ ký xác nhận của các bên liên quan. Sau đó, doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ thanh toán thông qua hình thức không dùng tiền mặt, đồng thời lưu giữ đầy đủ chứng từ ngân hàng hoặc chứng từ thanh toán điện tử tương ứng. Cuối cùng, toàn bộ hồ sơ gồm hợp đồng, biên bản bàn giao và chứng từ thanh toán cần được lưu trữ có hệ thống, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế tiến hành thanh tra, kiểm tra hoặc yêu cầu giải trình.
Hệ quả khi không đáp ứng điều kiện và lưu ý về lưu trữ hồ sơ
Trường hợp khoản chi không thỏa mãn đầy đủ các điều kiện nêu tại khoản 1 Điều 9 Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp 2025, khoản chi đó sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế, đồng nghĩa với việc doanh nghiệp có thể phải điều chỉnh tăng thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp tương ứng. Vì vậy, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rủi ro phát sinh từ việc thiếu sót, thất lạc hồ sơ chứng từ, hoặc lập biên bản bàn giao không khớp với thực tế giao dịch và nội dung hợp đồng. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần tuân thủ đúng thời hạn lưu trữ tài liệu, chứng từ theo quy định của pháp luật kế toán hiện hành, nhằm bảo đảm có đủ căn cứ chứng minh tính hợp lệ của chi phí trong suốt thời gian cơ quan thuế có quyền kiểm tra, thanh tra. Việc chủ động rà soát, hoàn thiện quy trình nội bộ về lập và lưu trữ biên bản bàn giao ngay từ khi phát sinh giao dịch sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể rủi ro về thuế trong tương lai.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
