Căn cứ pháp lý và phạm vi hướng dẫn
Công văn số 3116/VLO-QLDN1 do Cục Thuế tỉnh Vĩnh Long ban hành ngày 11/9/2026 là văn bản trả lời, hướng dẫn nghiệp vụ về các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Nội dung hướng dẫn được xây dựng dựa trên quy định tại khoản 1 Điều 9 Nghị định số 320/2025/NĐ-CP và điểm a khoản 13 Điều 3 Thông tư số 20/2026/TT-BTC. Đây là hai văn bản quy phạm pháp luật hiện hành điều chỉnh trực tiếp điều kiện ghi nhận chi phí hợp lý, hợp lệ của doanh nghiệp khi mua hàng hoá, dịch vụ phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Roger A Smith · CC BY-SA 2.0
Nguyên tắc chung để một khoản chi được tính là chi phí được trừ
Theo hướng dẫn tại Công văn 3116/VLO-QLDN1, một khoản chi chỉ được ghi nhận là chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đồng thời thỏa mãn các điều kiện sau:
- Khoản chi phải là chi phí thực tế đã phát sinh, gắn liền và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
- Khoản chi phải có hoá đơn, chứng từ hợp pháp chứng minh theo đúng quy định của pháp luật hiện hành;
- Riêng đối với các khoản chi có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên cho mỗi lần mua, doanh nghiệp bắt buộc phải thực hiện thanh toán không dùng tiền mặt, đồng thời phải lưu giữ chứng từ thanh toán hợp lệ tương ứng.
Ba điều kiện nêu trên áp dụng đồng thời; thiếu bất kỳ điều kiện nào cũng có thể khiến khoản chi bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.
Trường hợp đặc thù: mua hàng của cá nhân, hộ kinh doanh chưa đến ngưỡng chịu thuế GTGT
Công văn 3116/VLO-QLDN1 nêu rõ một tình huống thường gặp trong thực tế: doanh nghiệp mua hàng hoá, dịch vụ trực tiếp từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có mức doanh thu chưa đạt ngưỡng phải chịu thuế giá trị gia tăng (GTGT). Trong trường hợp này, bên bán không có hoá đơn để xuất cho doanh nghiệp mua hàng. Để khoản chi vẫn được xem xét đưa vào chi phí được trừ, doanh nghiệp cần chuẩn bị đồng thời:
- Chứng từ chi trả tiền cho người bán (ưu tiên thanh toán không dùng tiền mặt nếu giá trị giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên);
- Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ được lập theo đúng mẫu do cơ quan thuế quy định.
Đây là cơ chế thay thế cho hoá đơn trong trường hợp bên bán không thuộc diện phải xuất hoá đơn GTGT, nhưng không làm giảm nhẹ yêu cầu về thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên.
Trình tự, thủ tục doanh nghiệp cần thực hiện
Để đảm bảo khoản chi mua hàng hoá được ghi nhận hợp lệ, doanh nghiệp nên thực hiện tuần tự các bước sau:
- Ký kết hợp đồng hoặc thoả thuận mua bán với bên cung cấp hàng hoá, dịch vụ, trong đó nêu rõ thông tin hai bên, giá trị và phương thức thanh toán.
- Đối với các giao dịch có giá trị từ 05 triệu đồng trở lên, thực hiện thanh toán qua hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản ngân hàng hoặc các phương thức thanh toán không dùng tiền mặt khác theo quy định).
- Lập bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ theo mẫu số 02/TNDN, có đầy đủ chữ ký của người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền hợp lệ.
- Lưu trữ toàn bộ chứng từ chi trả tiền, hoá đơn (nếu có) và các tài liệu liên quan khác theo đúng thời hạn và quy định của pháp luật kế toán hiện hành, phục vụ công tác đối chiếu, kiểm tra khi cần thiết.
Rủi ro khi không tuân thủ và khuyến nghị đối với doanh nghiệp
Công văn 3116/VLO-QLDN1 lưu ý rằng nếu doanh nghiệp không tuân thủ quy định về thanh toán không dùng tiền mặt đối với khoản chi từ 05 triệu đồng trở lên, khoản chi đó sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, dù đã có hoá đơn hoặc bảng kê thu mua hợp lệ. Hệ quả trực tiếp là doanh nghiệp phải loại khoản chi phí này ra khỏi chi phí hợp lý, làm tăng thu nhập chịu thuế và số thuế TNDN phải nộp tương ứng.
Do đó, doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình mua hàng, đặc biệt với các nhà cung cấp là cá nhân, hộ kinh doanh nhỏ lẻ, để đảm bảo:
- Mọi giao dịch từ 05 triệu đồng trở lên đều được thanh toán không dùng tiền mặt ngay từ đầu, tránh phát sinh thói quen thanh toán tiền mặt rồi mới tìm cách hợp thức hoá chứng từ;
- Bảng kê thu mua hàng hoá, dịch vụ theo mẫu số 02/TNDN được lập kịp thời, đầy đủ chữ ký theo đúng thẩm quyền;
- Toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan được lưu trữ có hệ thống, sẵn sàng cung cấp khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.
Việc chuẩn hoá quy trình chứng từ ngay từ khâu mua hàng không chỉ giúp doanh nghiệp bảo vệ quyền lợi về chi phí được trừ mà còn hạn chế tối đa rủi ro bị truy thu thuế, xử phạt vi phạm hành chính về thuế trong quá trình cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra sau này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
