Căn cứ pháp lý về thời điểm lập hóa đơn
Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với người bán chưa trang bị phần mềm xuất hóa đơn điện tử tự động, khi phát sinh giao dịch trong khung giờ làm việc ban đêm, được đặt trên nền tảng của điểm r khoản 4 và khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Văn bản này chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2026 và là căn cứ pháp lý trực tiếp điều chỉnh thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ nói chung. Trên cơ sở các quy định vừa nêu, ngày 26/8/2026 Cục Thuế đã ban hành Công văn số 6325/CT-QLDN để hướng dẫn cụ thể cách áp dụng cho nhóm người bán chưa có hệ thống phần mềm xuất hóa đơn tự động, khi có nghiệp vụ phát sinh ngoài giờ hành chính thông thường, cụ thể là trong giờ làm việc ban đêm. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ, giúp thống nhất cách hiểu và cách áp dụng Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP trong thực tiễn, tránh tình trạng mỗi đơn vị vận dụng một cách khác nhau khi gặp phải tình huống phát sinh giao dịch ngoài giờ mà chưa có công cụ xuất hóa đơn tự động hỗ trợ.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Nội dung hướng dẫn tại Công văn 6325/CT-QLDN
Theo hướng dẫn của Cục Thuế, thời điểm lập hóa đơn đối với doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cho khách hàng là cá nhân tiêu dùng đã được ấn định cụ thể tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, theo nguyên tắc chung là hóa đơn phải được lập tại hoặc ngay sau thời điểm hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Tuy nhiên, điểm đáng chú ý trong công văn là trường hợp ngoại lệ dành cho các đơn vị chưa được trang bị phần mềm lập hóa đơn điện tử có khả năng xuất hóa đơn tự động ngay tại thời điểm giao dịch phát sinh. Đối với nhóm đối tượng này, nếu việc bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ xảy ra trong khung giờ làm việc ban đêm — tức là ngoài khung giờ hành chính thông thường của bộ phận kế toán hoặc bộ phận xuất hóa đơn — thì được phép lùi thời điểm lập hóa đơn, nhưng chậm nhất phải hoàn tất việc xuất hóa đơn vào ngày làm việc kế tiếp ngay sau đó. Cách hướng dẫn này thể hiện tính linh hoạt trong việc áp dụng điểm r khoản 4 và khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, tạo điều kiện cho các đơn vị chưa đủ điều kiện hạ tầng công nghệ vẫn có thể tuân thủ đúng quy định về thời điểm lập hóa đơn, thay vì buộc phải xuất hóa đơn thủ công ngay trong đêm, điều vốn khó khả thi trên thực tế đối với nhiều mô hình kinh doanh.
Đối tượng và phạm vi áp dụng
Hướng dẫn tại Công văn 6325/CT-QLDN áp dụng cho người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ chưa có phần mềm lập hóa đơn điện tử tự động, tức chưa có hệ thống cho phép xuất hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch mà không cần thao tác thủ công của nhân sự. Đây thường là các mô hình kinh doanh có đặc thù hoạt động liên tục, xuyên suốt cả ngày lẫn đêm, nơi giao dịch với khách hàng cá nhân có thể phát sinh vào bất kỳ thời điểm nào, kể cả ngoài giờ làm việc hành chính. Trong những trường hợp như vậy, nếu áp đặt nguyên tắc lập hóa đơn ngay tại thời điểm phát sinh giao dịch theo đúng nghĩa đen, người bán sẽ gặp khó khăn về mặt tổ chức nhân sự và vận hành vào ban đêm. Do đó, quy định lùi thời hạn lập hóa đơn đến chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo, theo hướng dẫn của Cục Thuế, mang ý nghĩa tháo gỡ vướng mắc thực tiễn, đồng thời vẫn bảo đảm hóa đơn được lập trong một khoảng thời gian hợp lý, gắn liền và có thể đối chiếu được với giao dịch phát sinh ban đầu.
Trình tự thực hiện đối với người bán
Để áp dụng đúng hướng dẫn nêu trên, người bán không có phần mềm lập hóa đơn tự động cần thực hiện tuần tự các bước sau đây.
Bước một, đơn vị cần xác định chính xác thời điểm phát sinh giao dịch bán hàng hóa hoặc cung ứng dịch vụ có rơi vào khung giờ làm việc ban đêm hay không, làm căn cứ để tính thời hạn lập hóa đơn theo hướng dẫn chuyển tiếp tại Công văn 6325/CT-QLDN. Việc ghi nhận chính xác thời điểm phát sinh giao dịch có ý nghĩa quan trọng, bởi đây là mốc để xác định ngày làm việc tiếp theo — cũng chính là hạn chót phải hoàn tất việc lập hóa đơn.
Bước hai, đơn vị tiến hành lập hóa đơn cho giao dịch đã phát sinh trong đêm, bảo đảm hoàn tất việc xuất hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc liền kề ngay sau đó; tuyệt đối không để chậm trễ vượt quá mốc thời gian này, nhằm tuân thủ đúng tinh thần của điểm r khoản 4 và khoản 5 Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bước ba, sau khi hóa đơn được lập, đơn vị có trách nhiệm lưu trữ hóa đơn cùng toàn bộ chứng từ, tài liệu liên quan đến giao dịch phát sinh trong đêm, nhằm bảo đảm khả năng tra cứu, đối chiếu khi cơ quan thuế có yêu cầu kiểm tra, thanh tra hoặc rà soát sổ sách sau này. Việc lưu trữ này nên được thực hiện có hệ thống, gắn kèm với thời điểm phát sinh giao dịch thực tế, để thuận tiện cho công tác đối chiếu giữa thời điểm bán hàng và thời điểm lập hóa đơn.
Rủi ro cần lưu ý và yêu cầu về lưu trữ chứng từ
Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần đặc biệt lưu tâm rằng việc lập hóa đơn không đúng thời hạn theo hướng dẫn tại Công văn 6325/CT-QLDN, cũng như không đúng quy định tại Điều 9 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, có thể dẫn đến rủi ro bị xem xét, xử lý về thuế, bao gồm khả năng bị xác định là chậm lập hóa đơn hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định pháp luật hiện hành. Đây là rủi ro cần được nhận diện sớm, đặc biệt đối với các đơn vị có tần suất giao dịch ban đêm cao nhưng chưa kịp đầu tư hệ thống phần mềm xuất hóa đơn tự động.
Bên cạnh việc tuân thủ đúng mốc thời gian lập hóa đơn chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo, đơn vị cần chủ động chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ gốc liên quan đến từng giao dịch phát sinh trong giờ làm việc ban đêm, để sẵn sàng đáp ứng yêu cầu của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền khi cần thiết. Việc lưu trữ đầy đủ, có hệ thống các chứng từ này không chỉ phục vụ công tác đối chiếu nội bộ mà còn là cơ sở quan trọng để giải trình khi phát sinh yêu cầu kiểm tra, thanh tra.
Đối với những đơn vị thường xuyên có giao dịch phát sinh ngoài giờ hành chính, việc xây dựng một quy trình nội bộ rõ ràng — từ khâu ghi nhận thời điểm giao dịch, đến khâu lập hóa đơn đúng hạn và khâu lưu trữ chứng từ — sẽ giúp giảm thiểu đáng kể rủi ro pháp lý về sau, đồng thời tuân thủ đầy đủ tinh thần hướng dẫn của Cục Thuế tại Công văn 6325/CT-QLDN cũng như quy định tại Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
