Hướng dẫn về tiêu thức bắt buộc và xử lý sai sót trên hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý

1. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019 của Quốc hội, trong đó quy định nguyên tắc quản lý thuế, hóa đơn, chứng từ điện tử trong hoạt động kinh doanh.

2. Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ — Điều 6 quy định nội dung bắt buộc của hóa đơn; Điều 19 quy định xử lý hóa đơn điện tử có sai sót.

3. Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trong đó hướng dẫn chi tiết về hình thức hóa đơn, chữ ký số, mã của cơ quan thuế và trình tự xử lý sai sót.

4. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ — văn bản giai đoạn trước, làm cơ sở bối cảnh và đến nay được thay thế bởi Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

5. Nghị định 125/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn — quy định mức xử phạt đối với các hành vi vi phạm về lập, sử dụng hóa đơn.

6. Nghị định 70/2025/NĐ-CP ngày 28/5/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP theo hướng mở rộng đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử, điều chỉnh một số quy định về hóa đơn, chứng từ cho phù hợp thực tiễn.

Nội dung chi tiết

Theo Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải có đầy đủ các tiêu thức bắt buộc gồm: tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ; đơn vị tính; số lượng; đơn giá; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng (GTGT); thuế suất GTGT; tổng số tiền thuế GTGT; tổng tiền thanh toán trên hóa đơn thể hiện bằng số và bằng chữ; chữ ký số của người bán cùng các nội dung khác theo quy định. Việc ghi đầy đủ các tiêu thức này là điều kiện tiên quyết để hóa đơn hợp pháp, là căn cứ để người mua kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0

Về hình thức, hóa đơn điện tử được chia thành hóa đơn có mã của cơ quan thuế và hóa đơn không có mã của cơ quan thuế. Tổ chức, cá nhân kinh doanh tại địa bàn có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu và thuộc đối tượng theo quy định được sử dụng hóa đơn điện tử không có mã; các trường hợp còn lại sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Hóa đơn có mã là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã số gồm mã của cơ quan thuế (mã xác thực hóa đơn) trước khi người bán gửi cho người mua, nhằm tăng cường kiểm soát và bảo đảm tính xác thực của hóa đơn.

Chữ ký số trên hóa đơn điện tử phải là chữ ký số của người bán theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử, được tạo lập bằng chứng thư số còn hiệu lực. Đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, chữ ký số của người mua không bắt buộc. Hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế cấp mã được xác thực, có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn bản giấy theo quy định của pháp luật, là chứng từ hợp pháp để ghi sổ kế toán, kê khai thuế và khấu trừ thuế GTGT đầu vào.

Việc xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập được thực hiện theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho người mua, chưa gửi dữ liệu cho cơ quan thuế hoặc chưa có mã của cơ quan thuế mà phát hiện sai sót thì người bán thông báo với cơ quan thuế, hủy hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn mới thay thế. Trường hợp hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho cơ quan thuế theo quy định thì người bán xử lý theo một trong hai hình thức: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh (hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung chênh lệch, điều chỉnh tăng hoặc giảm) hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế hóa đơn đã lập có sai sót, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và gửi hóa đơn cho người mua theo quy định.

Người bán có trách nhiệm kiểm tra, rà soát toàn bộ nội dung hóa đơn trước khi truyền dữ liệu cho cơ quan thuế và gửi cho người mua; nếu để xảy ra sai sót về tiêu thức, số tiền, thông tin người mua, người bán mà không xử lý kịp thời, đúng trình tự thì có thể bị xử phạt vi phạm hành chính theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đồng thời người mua có thể không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Quy trình thực hiện

1. Kiểm tra, rà soát kỹ toàn bộ tiêu thức bắt buộc và nội dung hóa đơn trước khi phát hành, bảo đảm thông tin về người bán, người mua, hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, thuế suất, thành tiền chính xác, khớp đúng với chứng từ gốc và hợp đồng.
2. Truyền dữ liệu hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế theo quy định: đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế, đăng ký sử dụng và thực hiện cấp mã trước khi gửi hóa đơn cho người mua; đối với hóa đơn không có mã, truyền dữ liệu hóa đơn đã lập cho cơ quan thuế trong thời hạn quy định.
3. Nếu phát hiện sai sót khi hóa đơn chưa gửi cho cơ quan thuế hoặc chưa có mã thì thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định (mẫu số 04/SS-HĐĐT), hủy hóa đơn có sai sót và lập hóa đơn mới thay thế, gửi cho người mua nếu giao dịch đã phát sinh.
4. Nếu hóa đơn có sai sót đã gửi cho cơ quan thuế thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế theo Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thông báo với cơ quan thuế theo mẫu quy định và ghi rõ nội dung điều chỉnh hoặc số, ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn bị thay thế.
5. Gửi dữ liệu hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế cho cơ quan thuế theo đúng thời hạn và đồng thời gửi hóa đơn cho người mua để làm căn cứ kê khai, khấu trừ thuế.
6. Lưu trữ hóa đơn gốc, hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế và các tài liệu liên quan theo quy định về lưu trữ chứng từ kế toán, bảo đảm đầy đủ, liên tục và có thể xuất trình khi cơ quan thuế yêu cầu.

Lưu ý quan trọng

Hóa đơn điện tử thiếu tiêu thức bắt buộc hoặc ghi sai nội dung bắt buộc sẽ không đủ điều kiện là chứng từ hợp pháp; người mua không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Việc xử lý sai sót phải đúng trình tự và đúng hình thức: phân biệt rõ trường hợp hóa đơn chưa gửi cơ quan thuế thì hủy và lập hóa đơn mới, trường hợp hóa đơn đã gửi cơ quan thuế thì lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế; không tùy tiện xóa bỏ, hủy hóa đơn đã có mã của cơ quan thuế khi chưa thực hiện thông báo theo quy định.

Khi lập hóa đơn điều chỉnh, tuyệt đối không được gạch xóa, sửa chữa nội dung đã ghi trên hóa đơn gốc; hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ thể hiện đây là hóa đơn điều chỉnh, nội dung điều chỉnh tăng hoặc giảm và số, ký hiệu, ngày tháng của hóa đơn gốc được điều chỉnh.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần theo dõi, cập nhật kịp thời các văn bản sửa đổi, bổ sung về hóa đơn, chứng từ như Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP cùng các hướng dẫn mới của Bộ Tài chính, tổng cục thuế để áp dụng đúng quy định hiện hành.

Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế văn bản pháp luật chính thức; khi áp dụng cần đối chiếu với văn bản quy phạm pháp luật hiện hành và tình hình thực tế của từng đơn vị.

Khi gặp vướng mắc trong quá trình lập, sử dụng hóa đơn điện tử hoặc xử lý sai sót, người nộp thuế nên liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hướng dẫn cụ thể, tránh những rủi ro về thuế, hóa đơn không đáng có.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.