Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử khi trả lại hàng hóa là tài sản thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Căn cứ pháp lý
Thông tư 91/2026/TT-BTC cung cấp hướng dẫn chi tiết về cách xử lý và lập hóa đơn điện tử trong những tình huống mà hàng hóa hoặc dịch vụ được trả lại bởi người mua.
Các tình huống phát sinh và cách xử lý
Khi sản phẩm thuộc diện phải đăng ký quyền sử dụng hoặc quyền sở hữu được trả lại, các bên liên quan phải tuân theo các hướng dẫn dưới đây:
Tình huống 1: Trả lại một phần hoặc toàn bộ sản phẩm/hàng hóa
Trách nhiệm chính thuộc về người bán trong việc lập hóa đơn có tính chất điều chỉnh. Loại hóa đơn này phản ánh sự thay đổi trong giao dịch ban đầu. Tuy vậy, nếu hai bên đã ký kết hoặc thỏa thuận theo một cách thức khác, thì tuân thủ theo nội dung thỏa thuận đó.
Tình huống 2: Hàng hóa đã có hồ sơ đăng ký theo danh nghĩa người nhận mua
Khi hàng hóa đã được phê duyệt, công nhận và ghi danh theo tên của người mua, người mua cần chủ động lập một hóa đơn có nội dung là trả lại hàng hóa cho người bán. Quá trình này bắt buộc phải tuân theo toàn bộ quy định hiện hành liên quan đến quản lý hóa đơn điện tử.
Tình huống 3: Trường hợp hoàn trả tiền tệ hoặc điều chỉnh giá trị
Khi phát sinh nhu cầu hoàn trả toàn bộ hay một phần số tiền đã thanh toán, hoặc cần điều chỉnh giá trị của sản phẩm và dịch vụ đã cung cấp, người bán phải lập hóa đơn mang tính chất điều chỉnh. Trên tài liệu này, việc ghi rõ lý do, nội dung cụ thể của khoản hoàn trả hoặc điều chỉnh giá là bắt buộc.
Tình huống 4: Phát hiện sai sót trong hóa đơn đã lập trước đó
Nếu trong quá trình kiểm tra hoặc quản lý, các bên phát hiện rằng hóa đơn đã được lập có chứa thông tin không chính xác hoặc sai lạc, người bán có trách nhiệm thực hiện điều chỉnh lại nội dung hoặc thay thế bằng hóa đơn mới, đảm bảo tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành.
Các bước thực hiện quy trình xử lý
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh những rủi ro không cần thiết, các bên cần thực hiện theo trình tự chi tiết dưới đây:
Bước 1: Xác định nguyên nhân trả lại và kiểm tra thỏa thuận
Trước khi tiến hành bất kỳ hành động nào, các bên phải làm rõ lý do cụ thể dẫn đến việc trả lại hàng hóa, đồng thời kiểm tra xem trong hợp đồng hay thỏa thuận ban đầu có quy định riêng về xử lý tình huống này hay không. Nếu có, ưu tiên tuân theo nội dung thỏa thuận.
Bước 2: Người mua lập hóa đơn trả lại (nếu áp dụng)
Trong các trường hợp hàng hóa đã được đăng ký theo danh nghĩa người mua, người mua phải lập hóa đơn có nội dung là trả lại hàng hóa cho người bán. Hóa đơn này cần bao gồm đầy đủ thông tin về sản phẩm, lý do trả lại, và tuân theo định dạng hóa đơn điện tử quy định.
Bước 3: Người bán lập hóa đơn điều chỉnh
Người bán tiến hành lập hóa đơn có tính chất điều chỉnh để ghi nhận sự thay đổi trong giao dịch. Hóa đơn này cần phản ánh đầy đủ những thay đổi về số lượng, giá trị, hoặc các yếu tố khác liên quan đến sản phẩm hoặc dịch vụ.
Bước 4: Bảo quản hồ sơ và chứng từ
Sau khi hoàn thành các bước trên, các bên phải lưu giữ cẩn thận toàn bộ tài liệu, chứng từ, và hóa đơn liên quan đến giao dịch trả lại này. Những tài liệu này phải được bảo quản theo quy định pháp luật để có thể xuất trình khi cơ quan thuế hoặc các cơ quan chuyên trách có yêu cầu.
Những lưu ý quan trọng trong quá trình thực hiện
Các bên cần đặc biệt chú ý rằng việc xử lý hóa đơn điện tử phải tuân thủ hoàn toàn theo quy định pháp luật hiện hành. Sơ suất trong bước nào cũng có thể dẫn đến những rủi ro về pháp luật, kể cả việc phạt hành chính hay những tranh chấp không cần thiết. Hồ sơ và chứng từ phải được chuẩn bị đầy đủ, chính xác, và được lưu giữ an toàn. Đồng thời, các bên cần theo dõi kỹ lưỡng các thời hạn quy định để thực hiện các nghĩa vụ thuế, từ đó đảm bảo rằng không vi phạm hay chậm trễ bất kỳ quy định nào.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
