Cơ sở pháp lý áp dụng
Nội dung hướng dẫn dưới đây được xây dựng trên cơ sở: Công văn số 15677/DON-QLDN1 ngày 14/8/2026 của Thuế thành phố Đồng Nai về việc hướng dẫn xuất hóa đơn và kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT); Nghị định 254/2026/NĐ-CP quy định về nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn, chứng từ điện tử; và Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định về giá tính thuế đối với hàng hóa, dịch vụ dùng để trao đổi, tiêu dùng nội bộ, biếu, tặng, cho, cũng như hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Rémi Mathis · Public domain
Bối cảnh vụ việc và vướng mắc được đặt ra
Vướng mắc được nêu ra xuất phát từ Công văn số 05/2026-SCV-CV ngày 06/07/2026 do một đơn vị gửi đến cơ quan thuế, đề nghị hướng dẫn cụ thể cách xuất hóa đơn và kê khai nghĩa vụ thuế đối với trường hợp xuất khẩu hàng mẫu cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền. Đây là tình huống khá phổ biến trong hoạt động xúc tiến thương mại quốc tế, khi doanh nghiệp gửi mẫu sản phẩm ra nước ngoài để đối tác đánh giá chất lượng trước khi tiến tới ký kết hợp đồng mua bán chính thức, song lại phát sinh băn khoăn về nghĩa vụ lập chứng từ cũng như cách tính thuế GTGT tương ứng.
Trả lời vướng mắc nêu trên, Thuế thành phố Đồng Nai đã căn cứ các quy định hiện hành để làm rõ hai nội dung chính: nghĩa vụ lập hóa đơn khi xuất hàng mẫu, và cách xác định giá tính thuế cùng điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào có liên quan.
Nguyên tắc lập hóa đơn và xác định giá tính thuế đối với hàng mẫu
Theo khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP, khi xuất hàng hóa ra khỏi kho — kể cả trong trường hợp không thu tiền của khách hàng — bên bán vẫn có trách nhiệm lập hóa đơn điện tử. Nói cách khác, việc không thu tiền không đồng nghĩa với việc được miễn lập hóa đơn; đây là một nghĩa vụ về chứng từ độc lập với việc có phát sinh doanh thu hay không.
Về giá tính thuế, khoản 2 Điều 6 Nghị định 181/2025/NĐ-CP quy định rằng đối với hàng hóa được cung cấp cho khách hàng dùng thử mà không thu tiền — tức đúng bản chất của hàng mẫu phục vụ mục đích khuyến mại, giới thiệu sản phẩm — giá tính thuế được xác định bằng không (0). Quy định này xuất phát từ việc hàng mẫu không tạo ra doanh thu thực tế cho doanh nghiệp, nên không có cơ sở để tính thuế GTGT đầu ra như đối với hàng hóa bán ra thông thường.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng việc áp dụng giá tính thuế bằng không chỉ được chấp nhận khi doanh nghiệp thực hiện đúng bản chất và trình tự của một hoạt động khuyến mại theo quy định. Nếu không chứng minh được điều này, cơ quan thuế có cơ sở xem xét lại và xác định giá tính thuế của lô hàng theo nguyên tắc áp dụng cho hàng hóa biếu, tặng, cho — vốn có cách xác định khác so với hàng khuyến mại.
Điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào và nghĩa vụ kê khai
Một điểm cần lưu ý khác liên quan đến điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với hàng hóa xuất khẩu dạng này. Cụ thể, nếu lô hàng mẫu xuất khẩu không kèm theo chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp sẽ không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào tương ứng. Ở chiều ngược lại, doanh nghiệp cũng không phải tính thuế GTGT đầu ra cho lô hàng này, do bản chất đây là hàng hóa không thu tiền của khách hàng.
Về nghĩa vụ kê khai, doanh nghiệp căn cứ Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP để thực hiện, sử dụng tờ khai thuế GTGT theo mẫu số 01/GTGT ban hành kèm Thông tư 89/2026/TT-BTC. Việc kê khai cần phản ánh đúng bản chất giao dịch, bao gồm: hàng mẫu xuất khẩu không thu tiền, giá tính thuế bằng không, cùng tình trạng khấu trừ đầu vào tương ứng với việc có hay không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đi kèm.
Trình tự triển khai gợi ý cho doanh nghiệp
Từ nội dung hướng dẫn nêu trên, doanh nghiệp có thể tham khảo trình tự thực hiện theo bốn bước sau.
Bước một, khi xuất hàng mẫu cho khách hàng nước ngoài dùng thử mà không thu tiền, doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn điện tử cho lô hàng, tuân thủ nguyên tắc tại khoản 1 Điều 4 Nghị định 254/2026/NĐ-CP.
Bước hai, xác định giá tính thuế của lô hàng bằng không (0) đồng, với điều kiện việc xuất hàng mẫu được thực hiện đúng bản chất và trình tự của một hoạt động khuyến mại theo quy định tại Nghị định 181/2025/NĐ-CP.
Bước ba, rà soát hồ sơ chứng từ thanh toán: nếu không có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, doanh nghiệp cần xác định rõ là không được khấu trừ thuế GTGT đầu vào liên quan đến lô hàng này.
Bước bốn, thực hiện kê khai thuế theo Điều 28 Nghị định 181/2025/NĐ-CP, sử dụng tờ khai mẫu số 01/GTGT theo Thông tư 89/2026/TT-BTC, bảo đảm số liệu kê khai nhất quán với hóa đơn đã lập và với tình trạng khấu trừ đầu vào thực tế.
Một số lưu ý để hạn chế rủi ro về thuế
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý rằng ranh giới giữa "hàng mẫu khuyến mại" và "hàng hóa biếu, tặng, cho" phụ thuộc vào việc có tuân thủ đúng quy định về hoạt động khuyến mại hay không. Nếu doanh nghiệp không thực hiện đúng trình tự, thủ tục của một chương trình khuyến mại theo quy định pháp luật, cơ quan thuế hoàn toàn có cơ sở xác định lại giá tính thuế của lô hàng theo nguyên tắc áp dụng cho hàng biếu, tặng, cho, từ đó phát sinh nghĩa vụ thuế khác với dự tính ban đầu của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, để bảo đảm tuân thủ và tránh bị truy thu, điều chỉnh khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra, doanh nghiệp nên chủ động lưu trữ đầy đủ hồ sơ liên quan đến lô hàng mẫu xuất khẩu, bao gồm: hóa đơn điện tử đã lập, tài liệu chứng minh mục đích dùng thử, giới thiệu sản phẩm của lô hàng, hợp đồng hoặc thỏa thuận với đối tác nước ngoài (nếu có), cùng các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt có liên quan (nếu phát sinh). Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, nhất quán ngay từ khi phát sinh nghiệp vụ sẽ giúp doanh nghiệp chủ động giải trình khi cần thiết, đồng thời hạn chế tối đa rủi ro bị xử lý về thuế do thiếu căn cứ chứng minh.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
