Cơ sở pháp lý
Việc xác định tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có phải thực hiện quyết toán thuế thu nhập cá nhân (TNCN) hay không được điều chỉnh bởi hai nghị định:
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP, trong đó khoản 7 Điều 11 quy định trường hợp không phát sinh trả thu nhập từ tiền lương, tiền công thì không phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN.
- Nghị định 253/2026/NĐ-CP, cụ thể tại điểm b khoản 1 Điều 51, quy định trách nhiệm quyết toán thuế của tổ chức, cá nhân trả thu nhập và của cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công; đồng thời Điều 51 của nghị định này cũng liệt kê các trường hợp được loại trừ khỏi nghĩa vụ nêu trên.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Geoff Charles · CC BY-SA 4.0
Khi nào tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập không phải nộp hồ sơ quyết toán
Theo khoản 7 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, nếu trong một kỳ tính thuế, tổ chức hoặc cá nhân hoàn toàn không thực hiện việc chi trả bất kỳ khoản thu nhập nào từ tiền lương, tiền công cho người lao động, thì tổ chức, cá nhân đó không thuộc diện phải nộp hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN cho kỳ tính thuế tương ứng. Quy định này giúp những đơn vị không phát sinh hoạt động trả lương tránh phải thực hiện một thủ tục hành chính không cần thiết.
Đây cũng là bước đầu tiên cần xem xét khi đánh giá nghĩa vụ quyết toán: chỉ khi tổ chức, cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công trong kỳ tính thuế thì mới cần tiếp tục đối chiếu với các quy định về trách nhiệm quyết toán nêu tại Nghị định 253/2026/NĐ-CP.
Các trường hợp cá nhân được loại trừ khỏi nghĩa vụ quyết toán thuế
Điểm b khoản 1 Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP đặt ra nguyên tắc chung: tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập từ tiền lương, tiền công có trách nhiệm thực hiện quyết toán thuế TNCN. Tuy vậy, cùng Điều 51 này cũng quy định hai nhóm trường hợp cá nhân không bắt buộc phải quyết toán:
Trường hợp thứ nhất là cá nhân mà sau khi xác định lại nghĩa vụ thuế, số thuế phải nộp thấp hơn số thuế đã nộp hoặc đã tạm nộp trong kỳ tính thuế, đồng thời cá nhân đó không có yêu cầu hoàn lại phần chênh lệch cũng như không đề nghị chuyển số tiền nộp thừa sang bù trừ vào kỳ tính thuế kế tiếp. Nói cách khác, nếu cá nhân chấp nhận không đòi lại hay chuyển tiếp phần thuế nộp thừa, thì không cần thực hiện thủ tục quyết toán.
Trường hợp thứ hai là cá nhân có phát sinh thêm thu nhập từ tiền lương, tiền công tại nơi khác ngoài nơi làm việc chính, với điều kiện khoản thu nhập vãng lai này, tính bình quân theo tháng trong năm, không vượt quá 15 triệu đồng, và đã được bên chi trả khấu trừ thuế TNCN ngay tại nguồn theo tỷ lệ 10% trước khi thanh toán cho cá nhân. Với mức khấu trừ này, nghĩa vụ thuế đối với phần thu nhập vãng lai được xem như đã hoàn tất, không cần tổng hợp lại trong hồ sơ quyết toán.
Trường hợp cá nhân chủ động quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế
Ngay cả khi thuộc một trong hai trường hợp được loại trừ nêu trên, cá nhân vẫn có quyền chủ động lựa chọn thực hiện quyết toán trực tiếp với cơ quan thuế, chẳng hạn khi có nhu cầu được hoàn thuế hoặc muốn xác nhận lại chính xác nghĩa vụ thuế của mình.
Trong trường hợp này, hệ thống thông tin quản lý thuế sẽ hỗ trợ cá nhân bằng cách tự động tổng hợp toàn bộ các nguồn thu nhập từ tiền lương, tiền công phát sinh trong năm tính thuế, đồng thời đối trừ với số thuế TNCN đã bị khấu trừ tại các nguồn chi trả trong cùng kỳ. Cơ chế hỗ trợ tổng hợp dữ liệu này giúp giảm bớt đáng kể khối lượng kê khai thủ công cho người nộp thuế khi có nhu cầu tự quyết toán.
Trình tự xác định nghĩa vụ quyết toán thuế TNCN
Để xác định một tổ chức hoặc cá nhân có phải thực hiện quyết toán thuế TNCN hay không, có thể thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Bước một, xác định trong kỳ tính thuế, tổ chức hoặc cá nhân có phát sinh chi trả thu nhập từ tiền lương, tiền công hay không. Nếu hoàn toàn không có khoản chi trả nào thuộc loại này, tổ chức, cá nhân được miễn nộp hồ sơ khai quyết toán theo khoản 7 Điều 11 Nghị định 252/2026/NĐ-CP.
Bước hai, nếu có phát sinh thu nhập từ tiền lương, tiền công, cần đối chiếu số thuế phải nộp thực tế với số thuế đã nộp hoặc đã bị khấu trừ trong kỳ, đồng thời rà soát các nguồn thu nhập vãng lai (nếu có) để xác định có thuộc một trong hai trường hợp được loại trừ nghĩa vụ quyết toán theo Điều 51 Nghị định 253/2026/NĐ-CP hay không.
Bước ba, nếu không thuộc diện được loại trừ, tổ chức, cá nhân trả thu nhập và cá nhân cư trú có thu nhập phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ khai quyết toán thuế TNCN theo quy định và nộp cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn luật định.
Bước bốn, đối với trường hợp thuộc diện được miễn nhưng cá nhân vẫn có nhu cầu quyết toán, ví dụ để được hoàn thuế, cá nhân có thể chủ động thực hiện thủ tục quyết toán trực tiếp, với sự hỗ trợ tổng hợp dữ liệu thu nhập từ hệ thống quản lý thuế như đã trình bày ở phần trên.
Việc nắm rõ trình tự này giúp tổ chức, cá nhân trả thu nhập cũng như cá nhân có thu nhập từ tiền lương, tiền công tránh bỏ sót nghĩa vụ kê khai khi thuộc diện phải quyết toán, đồng thời không mất thời gian thực hiện thủ tục khi đã thuộc trường hợp được loại trừ theo quy định.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
