Cơ sở pháp lý
Mẫu bảng tổng hợp dữ liệu biên lai điện tử được gửi cơ quan thuế kể từ ngày 1/7/2026 có tên gọi là Mẫu số 01/TH-BLĐT, được hình thành theo quy định trong Thông tư 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính phát hành vào ngày 30/6/2026. Thông tư này bổ sung và làm rõ thêm một số nội dung của Luật Quản lý thuế cũng như các quy định liên quan trong Nghị định 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về việc sử dụng các loại giấy tờ và dữ liệu dưới hình thức điện tử trong hoạt động thu chi.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Solomon203 · CC BY-SA 4.0
Định danh và phân loại hóa đơn điện tử
Theo Điều 4 của Thông tư 91/2026/TT-BTC, hệ thống ký hiệu áp dụng cho các loại hóa đơn điện tử được cấu trúc theo quy cách nhất định. Ký hiệu mẫu gồm một chữ số từ 1 đến 9, thể hiện nhóm loại hóa đơn mà người lập thực hiện. Ký hiệu chính của hóa đơn bao gồm sáu ký tự kết hợp giữa chữ cái và chữ số, biểu thị thông tin về phân loại loại hóa đơn (có hoặc không có mã cơ quan thuế), năm phát hành và loại hóa đơn được sử dụng. Trường hợp hóa đơn lập trên cơ sở ủy quyền, phải ghi đầy đủ tên, địa chỉ và mã số thuế của đơn vị được ủy quyền lập hóa đơn thay mình. Toàn bộ chi tiết liên quan đến cấu trúc ký hiệu và hình ảnh minh họa các loại hóa đơn được công bố cụ thể tại Phụ lục I và Phụ lục V kèm theo Thông tư 91/2026/TT-BTC.
Các hình thức chuyển tập dữ liệu
Người nộp thuế và tổ chức có liên quan phải thực hiện việc gửi dữ liệu theo các mẫu bảng tổng hợp tương ứng với loại giấy tờ hoặc giao dịch phát sinh. Cụ thể, người nộp thuế có thể chọn chuyển dữ liệu doanh thu tổng hợp thông qua Mẫu số 01/TH-DT. Ngoài ra, bảng thống kê về hóa đơn điện tử được gửi lên theo Mẫu số 01/TH-HĐĐT, cho phép tổ chức cung cấp chi tiết về các chứng từ đã phát hành. Đối với các trường hợp cần ghi nhận thông tin chi tiết từng giao dịch riêng biệt, người nộp thuế sử dụng Mẫu số 01/TTGD. Riêng các tổ chức thu nộp lệ phí hoặc phí dịch vụ dưới hình thức điện tử phải gửi dữ liệu biên lai theo Mẫu số 01/TH-BLĐT. Đặc biệt, những tổ chức cung ứng dịch vụ lập hóa đơn điện tử có hợp đồng ký kết với Cục Thuế trước ngày 01/3/2025 được phép tiếp tục tuân theo những điều khoản của hợp đồng này cho đến khi có thay đổi.
Xử lý sai sót trong lập hóa đơn
Khi phát hiện hóa đơn đã được lập không phù hợp với quy định pháp luật, cả bên bán và bên mua phải thực hiện biện pháp khắc phục. Trước tiên, hai bên lập một tài liệu thỏa thuận ghi rõ những nội dung bị sai sót và xác định hóa đơn ban đầu cần được thay thế. Sau đó, một hóa đơn điện tử mới được lập ra để thay thế hóa đơn có vấn đề, với chú thích rõ ràng về hóa đơn bị thay thế để tạo sự liên kết giữa hai tài liệu.
Quy trình chuẩn bị và nộp hóa đơn
Để tuân thủ quy định, tổ chức cần thực hiện các bước chuẩn bị cần thiết trước khi chuyển dữ liệu. Bước đầu tiên là lựa chọn và chuẩn bị mẫu bảng tổng hợp phù hợp với loại biên lai điện tử mà đơn vị sử dụng, cụ thể là Mẫu số 01/TH-BLĐT. Tiếp theo, toàn bộ thông tin phải được điền đầy đủ và chính xác theo đúng các yêu cầu được nêu rõ trong Thông tư 91/2026/TT-BTC. Sau khi hoàn tất việc điền thông tin, dữ liệu biên lai điện tử được chuyển gửi đến cơ quan thuế có thẩm quyền theo những quy định kỹ thuật đã được công bố. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh bất kỳ trường hợp sai sót nào, tổ chức phải lập tài liệu thỏa thuận và lập hóa đơn thay thế theo quy định nêu trên.
Những lưu ý trong quá trình thực hiện
Các quy định pháp luật liên quan đến hóa đơn điện tử và chuyển tập dữ liệu có thể được cập nhật hoặc điều chỉnh theo các Thông tư, Nghị định hoặc Luật được ban hành sau này. Do đó, các đơn vị kinh doanh cần duy trì tình trạng cập nhật thông tin pháp lý một cách thường xuyên để đảm bảo tuân thủ đầy đủ. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng các tài liệu, nắm chắc thời hạn quy định, và tuân thủ đúng quy trình là những yếu tố quan trọng để hạn chế rủi ro vi phạm pháp luật và đảm bảo tính minh bạch của hoạt động kinh doanh.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
