Cơ sở pháp lý
Căn cứ vào điểm b khoản 2 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quy định về việc thay thế và điều chỉnh hóa đơn điện tử như sau: Trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử đã lập sai (bao gồm sai mã số thuế, sai số tiền ghi trên hóa đơn, sai thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hóa ghi không đúng quy cách, chất lượng), người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai. Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc công bố trên website của mình (nếu có). Người bán có trách nhiệm lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
Nội dung chi tiết
Mẫu biên bản thay thế hóa đơn điện tử có sai sót cần tuân thủ các quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Nguyên tắc lập, quản lý và sử dụng hóa đơn điện tử theo Điều 90 Luật Quản lý thuế 2019 bao gồm: Người bán phải lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ và ghi đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật về thuế và kế toán. Nếu sử dụng máy tính tiền, người bán phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế. Việc cấp mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử dựa trên thông tin của doanh nghiệp, tổ chức, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh, và họ chịu trách nhiệm về tính chính xác của thông tin trên hóa đơn.
Quy trình thực hiện
- Bước 1: Xác định sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập.
- Bước 2: Lập văn bản thỏa thuận giữa người bán và người mua ghi rõ nội dung sai.
- Bước 3: Nếu người mua là cá nhân, người bán thông báo cho người mua hoặc công bố trên website.
- Bước 4: Lưu giữ văn bản thỏa thuận tại đơn vị và xuất trình khi có yêu cầu.
- Bước 5: Thực hiện thay thế hóa đơn điện tử theo quy định.
Lưu ý quan trọng
Các bên liên quan cần lưu ý rằng việc thay thế hóa đơn điện tử phải tuân thủ đúng quy định pháp luật để tránh rủi ro pháp lý. Thời hạn lưu trữ văn bản thỏa thuận và hóa đơn điện tử phải đảm bảo theo quy định của pháp luật kế toán. Tài liệu cần chuẩn bị bao gồm hóa đơn điện tử gốc, văn bản thỏa thuận và các thông tin liên quan đến giao dịch.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Unknown and British Government · Public domain
Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
