Căn cứ pháp lý cho việc tiêu hủy hóa đơn giấy và biên lai giấy
Mẫu thông báo kết quả tiêu hủy hóa đơn giấy và biên lai giấy từ ngày 1/7/2026 (Mẫu số 02/HUY-HĐBLG) được quy định trong Thông tư số 91/2026/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành ngày 30/6/2026. Thông tư này sửa đổi một số điểm của Luật Quản lý thuế và làm rõ các yêu cầu theo Nghị định số 254/2026/NĐ-CP của Chính phủ về chứng từ điện tử và hóa đơn điện tử. Những văn bản pháp lý này là cơ sở chính cho việc quy định quy trình tiêu hủy và báo cáo kết quả của các tổ chức kinh tế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Government of Egypt · Public domain
Nội dung và phạm vi áp dụng mẫu biểu
Mẫu số 02/HUY-HĐBLG được đưa vào tại Phụ lục III của Thông tư 91/2026/TT-BTC. Theo Điều 16 của Thông tư này, khi cơ quan thuế cấp địa phương đặt in các hóa đơn giấy và biên lai nhưng chúng không được tiêu thụ hết trong kỳ hạn quy định hoặc không còn nhu cầu sử dụng, cơ quan thuế sẽ chịu trách nhiệm thực hiện tiêu hủy theo hướng dẫn của Cục Thuế. Cục Thuế có nhiệm vụ công bố chi tiết các bước tiêu hủy và điều kiện an toàn, bảo vệ môi trường trong quá trình thực hiện.
Đối với các tổ chức và đơn vị kinh tế sử dụng hóa đơn giấy để bán hàng trong kho dự trữ quốc gia, sau khi hoàn tất việc tiêu hủy, họ phải gửi thông báo kết quả tiêu hủy theo mẫu nói trên đến cơ quan thuế có thẩm quyền quản lý trực tiếp. Thời hạn gửi thông báo không được vượt quá 5 ngày làm việc kể từ ngày hoàn thành tiêu hủy. Điều này đảm bảo tính minh bạch và khả năng kiểm soát của cơ quan thuế đối với hoạt động tiêu hủy chứng từ.
Các bước thực hiện tiêu hủy hóa đơn giấy và biên lai giấy
Để tuân thủ quy định và đảm bảo tính hợp pháp, các đơn vị cần triển khai tiêu hủy theo trình tự sau:
Bước 1 — Chuẩn bị và lập hồ sơ: Các tổ chức phải chuẩn bị đầy đủ hồ sơ liên quan đến hóa đơn giấy và biên lai giấy sẽ tiêu hủy. Trong đó phải kê khai rõ số lượng, ký hiệu, số thứ tự, thời kỳ phát hành, tình trạng sử dụng của từng lô chứng từ.
Bước 2 — Thực hiện tiêu hủy: Tiến hành tiêu hủy theo quy trình chi tiết do Cục Thuế hướng dẫn. Việc tiêu hủy phải được thực hiện công khai, có sự chứng thực của người đại diện cơ quan thuế hoặc cơ quan được ủy quyền, đồng thời ghi lại toàn bộ quá trình bằng biên bản làm việc.
Bước 3 — Lập thông báo kết quả: Sau khi tiêu hủy xong, lập Thông báo kết quả tiêu hủy theo Mẫu số 02/HUY-HĐBLG với đầy đủ các thông tin về số lượng tiêu hủy, ngày giờ thực hiện, người chứng kiến, và ký xác nhận của người đại diện đơn vị.
Bước 4 — Gửi thông báo và lưu trữ: Gửi thông báo kết quả tiêu hủy đến cơ quan thuế quản lý địa phương trong vòng 5 ngày làm việc. Đồng thời, giữ bản sao của thông báo và biên bản tiêu hủy tại kho lưu trữ chứng từ của đơn vị để phục vụ công tác kiểm toán và thanh tra.
Những yêu cầu quan trọng cần lưu ý
Các tổ chức và hộ kinh doanh phải tuân thủ chặt chẽ thời hạn 5 ngày làm việc để gửi thông báo kết quả tiêu hủy. Việc trễ hạn có thể dẫn đến những rủi ro pháp lý, bao gồm bị xử phạt hành chính hoặc gây ra khó khăn trong công tác kiểm tra, thanh tra về tình hình sử dụng chứng từ của đơn vị.
Trước khi tiến hành tiêu hủy, cần xác nhận rõ ràng rằng những hóa đơn và biên lai này không còn giá trị sử dụng, không liên quan đến các giao dịch chưa hoàn tất hoặc các tranh chấp thuế đang được xử lý. Lưu giữ đầy đủ và chính xác tất cả tài liệu liên quan, bao gồm hồ sơ đề nghị tiêu hủy, biên bản tiêu hủy, và các tài liệu chứng minh năng lực của những người thực hiện, sẽ giúp đơn vị chứng minh tính hợp pháp của quy trình và bảo vệ quyền lợi trong trường hợp có tranh chấp.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
