Cơ sở pháp lý áp dụng
Ngày 21/8/2026, Bộ Tài chính ban hành Thông tư 121/2026/TT-BTC nhằm sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư 68/2025/TT-BTC — văn bản quy định các biểu mẫu sử dụng trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp và đăng ký hộ kinh doanh. Trong hệ thống biểu mẫu được điều chỉnh lần này, mẫu văn bản dùng để doanh nghiệp thông báo về việc tạm ngừng hoạt động kinh doanh là một trong những nội dung mà cộng đồng doanh nghiệp cần đặc biệt lưu tâm, bởi đây là thủ tục phát sinh thường xuyên trong quá trình vận hành thực tế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: USAID Vietnam · Public domain
Vị trí biểu mẫu trong hệ thống văn bản
Theo Phụ lục kèm theo Thông tư 121/2026/TT-BTC, mẫu thông báo tạm ngừng kinh doanh của doanh nghiệp được quy định tại vị trí mẫu số 27. Đây là biểu mẫu thống nhất, áp dụng chung cho toàn bộ doanh nghiệp trên cả nước khi có nhu cầu tạm dừng hoạt động kinh doanh trong một thời gian nhất định mà không chấm dứt sự tồn tại của doanh nghiệp. Việc sử dụng đúng mẫu, đúng nội dung theo Phụ lục là điều kiện để hồ sơ được cơ quan có thẩm quyền xem xét, tiếp nhận.
Chủ thể, thời điểm và nơi gửi thông báo
Doanh nghiệp — bao gồm cả trường hợp liên quan đến chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc địa điểm kinh doanh đã đăng ký — khi có nhu cầu tạm ngừng hoạt động phải gửi thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh nơi đơn vị đó đã thực hiện đăng ký trước đó. Thời hạn gửi thông báo được ấn định chậm nhất là 03 ngày làm việc, tính đến trước ngày doanh nghiệp bắt đầu tạm ngừng kinh doanh trên thực tế.
Trong nội dung thông báo, doanh nghiệp được phép kê khai một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật, đồng thời bắt buộc phải cung cấp số điện thoại liên hệ và địa chỉ thư điện tử. Đây là kênh liên lạc chính thức để Cơ quan đăng ký kinh doanh phản hồi kết quả xử lý hồ sơ.
Trường hợp doanh nghiệp muốn quay lại hoạt động sớm hơn so với thời hạn tạm ngừng đã thông báo trước đó, doanh nghiệp cũng phải thực hiện thủ tục thông báo tương ứng, với thời hạn nộp không muộn hơn 03 ngày làm việc trước thời điểm dự kiến hoạt động trở lại.
Thành phần hồ sơ cần chuẩn bị
Đối với hồ sơ thông báo tạm ngừng kinh doanh, doanh nghiệp cần chuẩn bị hai loại tài liệu sau:
- Văn bản thông báo tạm ngừng kinh doanh, trong đó thể hiện đầy đủ thông tin về số điện thoại và địa chỉ thư điện tử của người đại diện theo pháp luật.
- Nghị quyết hoặc quyết định của chủ sở hữu công ty (đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên) hoặc của Hội đồng quản trị (đối với công ty cổ phần) về việc tạm ngừng kinh doanh; tài liệu này có thể nộp dưới dạng bản chính hoặc bản sao.
Đối với trường hợp thông báo hoạt động kinh doanh trở lại trước thời hạn đã đăng ký, thành phần hồ sơ chỉ gồm văn bản thông báo về việc tiếp tục kinh doanh trước thời hạn.
Trình tự tiếp nhận và giải quyết hồ sơ
Thủ tục được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
- Doanh nghiệp nộp hồ sơ thông báo đến Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp tỉnh, bảo đảm gửi chậm nhất 03 ngày làm việc trước ngày tạm ngừng hoặc trước ngày hoạt động trở lại.
- Khi tiếp nhận, Cơ quan đăng ký kinh doanh cấp giấy biên nhận hồ sơ, đồng thời hẹn ngày trả kết quả cho doanh nghiệp.
- Trong thời hạn 01 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền tiến hành xem xét tính hợp lệ của hồ sơ và cấp giấy xác nhận về việc doanh nghiệp đã đăng ký tạm ngừng kinh doanh.
Quy trình này được thiết kế theo hướng gọn nhẹ, giúp doanh nghiệp chủ động sắp xếp thời gian tạm dừng hoạt động mà vẫn tuân thủ đầy đủ nghĩa vụ thông báo với cơ quan quản lý nhà nước.
Giới hạn thời gian tạm ngừng và một số điểm cần lưu ý
Pháp luật quy định rõ giới hạn về thời gian tạm ngừng kinh doanh: mỗi lần thông báo, thời hạn tạm ngừng tối đa không quá 12 tháng; trường hợp doanh nghiệp tiếp tục gia hạn qua nhiều lần liên tiếp, tổng thời gian tạm ngừng cộng dồn không được vượt quá 24 tháng. Do đó, doanh nghiệp cần chủ động theo dõi mốc thời gian này để kịp thời thực hiện thủ tục gia hạn hoặc thông báo hoạt động trở lại, tránh phát sinh vướng mắc về sau.
Đối với những hồ sơ đã được doanh nghiệp nộp và đã được cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận nhưng đến trước thời điểm Thông tư 121/2026/TT-BTC có hiệu lực vẫn chưa được chấp thuận, các hồ sơ này tiếp tục được xử lý theo quy định của các văn bản pháp luật có hiệu lực tại thời điểm nộp, doanh nghiệp không bắt buộc phải điều chỉnh lại hồ sơ theo mẫu mới.
Cuối cùng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý tuân thủ nghiêm túc thời hạn nộp thông báo (03 ngày làm việc) cũng như giới hạn thời gian tạm ngừng kinh doanh đã nêu. Việc nộp thông báo không đúng hạn, hoặc để thời gian tạm ngừng vượt quá mức cho phép mà không có động thái xử lý kịp thời, có thể dẫn đến những hệ quả pháp lý bất lợi trong quá trình quản lý nhà nước về đăng ký doanh nghiệp.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
