Căn cứ pháp lý
Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hợp tác xã theo quyết định của Thẩm phán được điều chỉnh bởi Nghị định 187/2026/NĐ-CP. Cụ thể, Điều 6 của Nghị định này quy định trình tự thực hiện thủ tục nêu trên, gắn liền với quyết định do Thẩm phán ban hành trong quá trình giải quyết vụ việc liên quan đến doanh nghiệp, hợp tác xã. Đây là căn cứ để cơ quan đăng ký kinh doanh tiếp nhận, xử lý hồ sơ và cấp lại giấy chứng nhận đăng ký tương ứng cho tổ chức.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Prime Minister's Office · GODL-India
Trường hợp sử dụng và mục đích của văn bản
Văn bản đề nghị thay đổi người đại diện theo pháp luật được lập ra khi doanh nghiệp hoặc hợp tác xã cần cập nhật thông tin người đại diện trên cơ sở một quyết định đã có hiệu lực của Thẩm phán, chứ không phải theo quyết định nội bộ thông thường của chủ sở hữu, hội đồng thành viên hay đại hội đồng cổ đông. Nói cách khác, đây là kênh đăng ký thay đổi xuất phát từ phán quyết tư pháp, thường gặp trong các vụ việc mà tòa án can thiệp vào hoạt động quản trị, điều hành của tổ chức. Thông qua văn bản này, doanh nghiệp hoặc hợp tác xã chính thức thông báo và đề nghị cơ quan đăng ký kinh doanh ghi nhận người đại diện mới, làm cơ sở pháp lý cho các giao dịch, quan hệ pháp luật phát sinh sau đó.
Thời hạn thực hiện và thành phần hồ sơ
Kể từ thời điểm Thẩm phán ra quyết định, doanh nghiệp có 15 ngày để hoàn tất thủ tục đăng ký thay đổi, trong khi hợp tác xã có thời hạn ngắn hơn là 10 ngày. Đây là mốc thời gian bắt buộc mà tổ chức cần lưu ý để tránh bị coi là chậm trễ trong việc cập nhật thông tin đăng ký với cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Hồ sơ nộp cho cơ quan đăng ký kinh doanh gồm hai thành phần chính:
- Văn bản đề nghị đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, lập theo mẫu tại Phụ lục ban hành kèm theo Nghị định 187/2026/NĐ-CP;
- Bản sao quyết định của Thẩm phán về việc thay đổi người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hợp tác xã.
Một điểm đáng chú ý là khi hệ thống cơ sở dữ liệu về bản án, quyết định của tòa án đã được kết nối, chia sẻ dữ liệu với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể khai thác trực tiếp thông tin từ hệ thống này để thay cho việc nộp bản sao quyết định. Quy định này chỉ không được áp dụng trong trường hợp việc tra cứu không thực hiện được, hoặc dữ liệu thu được không đầy đủ, thiếu chính xác; khi đó, tổ chức vẫn phải chuẩn bị và nộp bản sao quyết định như thông thường.
Trình tự, thủ tục nộp hồ sơ
Quá trình thực hiện có thể tóm tắt qua các bước sau:
- Tổ chức chuẩn bị đầy đủ hồ sơ nêu trên, gồm văn bản đề nghị và bản sao quyết định của Thẩm phán trong trường hợp cần nộp kèm.
- Nộp hồ sơ đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật tới cơ quan đăng ký kinh doanh, có thể lựa chọn một trong các hình thức: nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công cấp tỉnh đối với doanh nghiệp, hoặc cấp xã đối với hợp tác xã; nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia; hoặc theo các phương thức khác được ghi nhận tại Luật Doanh nghiệp 2020 và Luật Hợp tác xã 2023.
- Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đăng ký hợp tác xã mới, trong đó ghi nhận người đại diện theo pháp luật đã được thay đổi.
- Trường hợp hồ sơ chưa đáp ứng yêu cầu, cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm phản hồi bằng văn bản, nêu rõ nội dung cần sửa đổi, bổ sung để tổ chức hoàn thiện lại hồ sơ trước khi nộp lại.
Một số lưu ý khi thực hiện thủ tục
Do thủ tục này gắn liền với quyết định của Thẩm phán, tổ chức cần theo dõi sát thời hạn 15 ngày đối với doanh nghiệp hoặc 10 ngày đối với hợp tác xã để tránh phát sinh vướng mắc về sau, kể cả những rủi ro liên quan đến tính hợp lệ của các giao dịch được ký kết bởi người đại diện chưa được cập nhật đúng thời hạn. Việc chuẩn bị đúng và đủ thành phần hồ sơ theo mẫu quy định tại Phụ lục của Nghị định 187/2026/NĐ-CP cũng giúp rút ngắn thời gian xử lý, hạn chế tình trạng phải bổ sung, sửa đổi nhiều lần.
Trường hợp tổ chức không chắc chắn liệu dữ liệu quyết định của tòa án đã được liên thông với Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hay chưa, nên chủ động chuẩn bị sẵn bản sao quyết định để nộp kèm hồ sơ ngay từ đầu, tránh bị chậm tiến độ nếu hệ thống không tra cứu được thông tin cần thiết. Bên cạnh đó, tổ chức cũng nên lựa chọn phương thức nộp hồ sơ phù hợp với điều kiện thực tế — nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia thường giúp tiết kiệm thời gian di chuyển, trong khi nộp trực tiếp tại Trung tâm Phục vụ hành chính công phù hợp với những trường hợp cần được hướng dẫn, giải đáp trực tiếp về nội dung hồ sơ.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
