Mọi khoản chi tiếp khách đều được trừ khi xác định thuế TNDN

Cơ sở pháp lý

1. Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp số 14/2008/QH12 ngày 03/6/2008, được sửa đổi, bổ sung bởi Luật số 32/2013/QH13 ngày 19/6/2013 — quy định nguyên tắc chung về các khoản chi được trừ và các khoản chi không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

2. Nghị định số 218/2013/NĐ-CP ngày 26/12/2013 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.

3. Thông tư số 78/2014/TT-BTC ngày 18/6/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 218/2013/NĐ-CP về thuế thu nhập doanh nghiệp — quy định chi tiết các khoản chi được trừ và không được trừ, trong đó có khoản chi quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị.

4. Thông tư số 96/2015/TT-BTC ngày 22/6/2015 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 78/2014/TT-BTC — tại Điều 4 sửa đổi quy định về chi phí quảng cáo, tiếp khách, khuyến mại... với mức khống chế không quá 15% tổng số chi phí được trừ trong kỳ tính thuế (trừ một số trường hợp đặc thù).

5. Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 91/2014/NĐ-CP — liên quan đến thủ tục kê khai, hoàn thuế, quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp.

Nội dung chi tiết

Chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp là những khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Ngược lại, các khoản chi không đáp ứng đủ điều kiện này sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Betty Longbottom · CC BY-SA 2.0

Nhóm chi phí quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, hỗ trợ tiếp thị — thường được gọi chung là chi phí tiếp khách — là một trong những khoản chi phổ biến tại doanh nghiệp. Theo quy định, các khoản chi này là chi phí được trừ, nhưng chỉ được tính vào chi phí hợp lý với mức tối đa không quá 15% tổng số chi phí được trừ phát sinh trong kỳ tính thuế, bao gồm cả phần chi phí này. Một số trường hợp đặc thù được áp dụng mức khống chế cao hơn hoặc không bị khống chế theo quy định riêng của từng ngành nghề.

Điều kiện để khoản chi tiếp khách được trừ gồm: khoản chi phải thực tế phát sinh gắn với hoạt động sản xuất, kinh doanh; phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định; không thuộc danh mục các khoản chi không được trừ; và phải nằm trong mức giới hạn 15% nêu trên. Nếu hiểu sai rằng "mọi khoản chi tiếp khách đều được trừ", doanh nghiệp dễ kê khai toàn bộ chi phí, dẫn đến bị cơ quan thuế loại trừ phần vượt giới hạn khi kiểm tra, quyết toán, thậm chí bị ấn định thuế và xử phạt vi phạm hành chính.

Ví dụ minh họa: doanh nghiệp có tổng chi phí được trừ trong năm là 10 tỷ đồng (đã gồm chi phí tiếp khách). Mức chi tiếp khách tối đa được trừ là 15% x 10 tỷ = 1,5 tỷ đồng. Nếu doanh nghiệp chi thực tế 2 tỷ đồng cho tiếp khách, phần vượt 500 triệu đồng sẽ bị loại trừ khỏi chi phí được trừ, làm tăng thu nhập chịu thuế tương ứng. Giới hạn này được xác định trên tổng chi phí được trừ sau khi loại trừ phần chi phí vượt mức khống chế.

Tóm lại, chi phí tiếp khách không tự động được trừ toàn bộ mà phải thỏa mãn đồng thời các điều kiện về tính thực tế, tính hợp lệ của chứng từ và mức giới hạn 15%. Việc nắm đúng quy định giúp doanh nghiệp kê khai chính xác, tránh rủi ro truy thu, phạt khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

Quy trình thực hiện

1. Rà soát toàn bộ các khoản chi tiếp khách phát sinh trong kỳ tính thuế, phân loại theo từng nhóm (tiếp tân, khánh tiết, hội nghị, quảng cáo, khuyến mại...) và đối chiếu với mục đích phục vụ hoạt động kinh doanh.
2. Kiểm tra tính hợp pháp của hóa đơn, chứng từ: hóa đơn hợp lệ do tổ chức, cá nhân kinh doanh xuất, ghi đúng tên, địa chỉ, mã số thuế, nội dung, số tiền; các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định cùng hồ sơ liên quan (hợp đồng, phiếu chi, biên bản...).
3. Xác định tổng số chi phí được trừ trong kỳ và tính mức giới hạn 15% tương ứng, từ đó xác định phần chi tiếp khách được trừ tối đa và phần vượt mức phải loại trừ.
4. Hạch toán và kê khai đúng: phản ánh đầy đủ chi phí vào sổ kế toán, kê khai chính xác trên tờ khai quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp, thực hiện điều chỉnh giảm chi phí vượt mức khống chế ngay khi lập hồ sơ quyết toán.
5. Lưu trữ hồ sơ, chứng từ gốc theo quy định về quản lý hóa đơn, chứng từ kế toán (tối thiểu 10 năm) để sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.
6. Khi cơ quan thuế yêu cầu giải trình hoặc kiểm tra, chuẩn bị bảng tổng hợp chi phí tiếp khách, chứng từ gốc và giải thích rõ tính chất, mục đích, sự liên quan của từng khoản chi với hoạt động kinh doanh; điều chỉnh kê khai bổ sung nếu phát hiện sai sót trước khi bị xử lý.

Lưu ý quan trọng

Không phải mọi khoản chi tiếp khách đều được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Khoản chi chỉ được trừ khi thực tế phát sinh, có hóa đơn chứng từ hợp pháp, liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh và không vượt mức khống chế 15% tổng số chi phí được trừ trong kỳ tính thuế.

Mọi khoản chi tiếp khách phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Hóa đơn không hợp lệ, không đúng thủ tục hoặc thanh toán không đúng quy định sẽ bị loại trừ toàn bộ, không chỉ phần vượt giới hạn.

Khoản chi cho khách hàng, đối tác phải thực sự phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Những khoản chi không gắn với hoạt động kinh doanh hoặc mang tính chất cá nhân sẽ không được chấp nhận là chi phí được trừ.

Kê khai sai, khai khống hoặc cố tình đưa toàn bộ chi phí tiếp khách vào chi phí được trừ có thể bị cơ quan thuế truy thu thuế, tính tiền chậm nộp và xử phạt vi phạm hành chính theo quy định.

Các quy định về chi phí được trừ có thể được sửa đổi, bổ sung theo từng thời kỳ. Doanh nghiệp cần cập nhật văn bản pháp luật mới nhất và các hướng dẫn của cơ quan thuế để áp dụng đúng tại thời điểm tính thuế.

Nội dung bài viết chỉ mang tính tham khảo, không thay thế tư vấn pháp lý chính thức. Trường hợp phát sinh tình huống cụ thể, doanh nghiệp nên tham khảo ý kiến của tổ chức hành nghề kế toán, kiểm toán hoặc tư vấn thuế chuyên nghiệp để đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.