Căn cứ pháp lý
Theo khoản 13 Điều 3 Thông tư 20/2026/TT-BTC, khi doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ từ cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu dưới 01 tỷ đồng, doanh nghiệp có trách nhiệm lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư này. Bên cạnh đó, để xác định đúng đối tượng người bán thuộc diện áp dụng, doanh nghiệp còn cần đối chiếu với ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng được quy định tại Điều 3 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, đã được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Ken Lund from Reno, Nevada, USA · CC BY-SA 2.0
Giải thích nội dung quy định
Quy định nêu trên được đặt ra cho trường hợp doanh nghiệp phát sinh giao dịch mua hàng hóa, dịch vụ trực tiếp từ cá nhân, hộ kinh doanh mà bên bán không xuất hóa đơn do doanh thu chưa đạt ngưỡng phải xuất hóa đơn, tức dưới 01 tỷ đồng. Trong trường hợp này, để khoản chi được ghi nhận hợp lệ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, doanh nghiệp bắt buộc phải lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo mẫu quy định để thay thế cho hóa đơn.
Hồ sơ chứng minh cho khoản chi này gồm ba thành phần: thứ nhất là chứng từ chi trả tiền cho người bán, lập phù hợp với quy định của pháp luật về kế toán; thứ hai là bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ lập theo đúng Mẫu số 02/TNDN; thứ ba, đối với trường hợp giá trị hàng hóa, dịch vụ mua trong cùng một ngày của từng hộ, cá nhân đạt từ 5 triệu đồng trở lên, khoản thanh toán bắt buộc phải thực hiện không dùng tiền mặt, tức chuyển khoản qua ngân hàng, không được chi trả trực tiếp bằng tiền mặt.
Việc xác định người bán có thuộc diện doanh thu dưới 01 tỷ đồng hay không cần được doanh nghiệp đối chiếu đồng thời với ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng tại Điều 3 Nghị định 68/2026/NĐ-CP, đã sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP, nhằm tránh nhầm lẫn giữa nghĩa vụ lập bảng kê theo pháp luật thuế thu nhập doanh nghiệp với nghĩa vụ kê khai, nộp thuế giá trị gia tăng của bên bán.
Về mặt trách nhiệm, bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ phải do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trực tiếp ký, hoặc do người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền ký xác nhận. Người ký chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các thông tin thể hiện trên bảng kê.
Trình tự thực hiện
Để hoàn thiện hồ sơ đúng quy định, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước sau:
- Rà soát, xác định cá nhân hoặc hộ kinh doanh là đối tác bán hàng có doanh thu dưới 01 tỷ đồng và không phát hành hóa đơn cho giao dịch.
- Thu thập đầy đủ chứng từ chi trả tiền cho người bán theo đúng quy định của pháp luật kế toán; đối với giao dịch trong ngày với cùng một người bán có giá trị từ 5 triệu đồng trở lên, thực hiện thanh toán qua ngân hàng thay vì bằng tiền mặt.
- Lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo đúng Mẫu số 02/TNDN ban hành kèm theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
- Trình người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp, hoặc người được ủy quyền, ký xác nhận trên bảng kê.
- Tập hợp và lưu trữ toàn bộ hồ sơ liên quan, gồm chứng từ chi trả, bảng kê và hóa đơn (nếu có), làm căn cứ hạch toán chi phí và phục vụ công tác kiểm tra, thanh tra thuế khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
Một số lưu ý quan trọng
Trường hợp doanh nghiệp không lập bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ theo Mẫu số 02/TNDN đối với các giao dịch thuộc diện phải lập, khoản chi tương ứng có nguy cơ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp, kéo theo rủi ro bị truy thu thuế và xử lý vi phạm hành chính về thuế.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý điều kiện thanh toán không dùng tiền mặt áp dụng cho giao dịch từ 5 triệu đồng trở lên trong ngày với từng hộ, cá nhân. Đây là điều kiện bắt buộc phải thực hiện song song với việc lập bảng kê, hai yêu cầu này không thể thay thế cho nhau.
Toàn bộ hồ sơ, chứng từ liên quan như bảng kê, chứng từ chi trả và hóa đơn (nếu có) cần được lưu trữ đầy đủ trong thời hạn theo quy định của pháp luật về kế toán và pháp luật về quản lý thuế, để sẵn sàng xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện kiểm tra, thanh tra.
Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên thường xuyên cập nhật ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng theo Điều 3 Nghị định 68/2026/NĐ-CP cùng các nội dung sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 141/2026/NĐ-CP, bởi ngưỡng này có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xác định người bán nào thuộc diện phải lập bảng kê theo Thông tư 20/2026/TT-BTC.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
