Căn cứ pháp lý
Quy định xử phạt đối với hành vi không đóng, chậm đóng hoặc đóng thiếu kinh phí công đoàn hiện được nêu tại Điều 38 Nghị định 12/2022/NĐ-CP. Song song đó, các trường hợp doanh nghiệp được xem xét miễn hoặc giảm mức đóng kinh phí công đoàn áp dụng theo Điều 11 và Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Đây là hai văn bản then chốt mà doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã cần đối chiếu khi xác định nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn cũng như quyền được miễn, giảm khoản đóng góp này.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Unknown author Unknown author or not prov · Public domain
Các mức xử phạt cụ thể đối với hành vi vi phạm nghĩa vụ đóng kinh phí công đoàn
Theo quy định hiện hành, tiền phạt được tính theo tỷ lệ phần trăm trên tổng số tiền kinh phí công đoàn mà đơn vị sử dụng lao động còn phải đóng, xác định tại thời điểm cơ quan chức năng lập biên bản vi phạm hành chính. Cụ thể:
- Đối với các hành vi chậm nộp kinh phí công đoàn, nộp không đúng mức quy định, hoặc nộp thiếu so với số lượng người lao động thuộc diện phải đóng: mức phạt tiền từ 12% đến dưới 15% tổng số tiền phải đóng, nhưng không vượt quá 75.000.000 đồng.
- Đối với hành vi không đóng kinh phí công đoàn cho toàn bộ số lao động thuộc đối tượng phải đóng: mức phạt tăng lên từ 18% đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa cũng không quá 75.000.000 đồng.
Cần lưu ý, các mức phạt tiền nêu trên áp dụng cho cá nhân vi phạm. Nếu chủ thể vi phạm là tổ chức — bao gồm doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã — thì mức phạt tiền áp dụng gấp 02 lần mức phạt tương ứng đối với cá nhân.
Nghĩa vụ khắc phục hậu quả sau khi bị xử phạt
Bên cạnh khoản tiền phạt, người sử dụng lao động vi phạm còn buộc phải thực hiện biện pháp khắc phục hậu quả. Trong thời hạn 30 ngày kể từ ngày quyết định xử phạt có hiệu lực, đơn vị phải nộp đủ số tiền kinh phí công đoàn còn thiếu, chưa đóng hoặc chậm đóng, đồng thời phải nộp thêm khoản tiền lãi phát sinh trên số tiền đó. Mức lãi được tính theo lãi suất tiền gửi không kỳ hạn cao nhất đang áp dụng tại các ngân hàng thương mại nhà nước.
Quy định về thời hạn 30 ngày cùng mức lãi suất tham chiếu nêu trên nhằm bảo đảm quyền lợi của tổ chức công đoàn và người lao động không bị ảnh hưởng bởi việc chậm đóng góp, đồng thời tạo sức răn đe đủ mạnh để buộc doanh nghiệp tuân thủ nghiêm nghĩa vụ tài chính đối với công đoàn.
Các trường hợp được xem xét miễn kinh phí công đoàn
Không phải mọi khoản kinh phí công đoàn chưa đóng đều bị truy thu trong mọi hoàn cảnh. Theo Điều 11 Nghị định 105/2026/NĐ-CP, doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã lâm vào tình trạng giải thể hoặc phá sản — được thực hiện theo trình tự, thủ tục quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020, Luật Hợp tác xã 2023, Luật Phá sản 2014 và Luật Phục hồi, Phá sản 2025 — có thể được xem xét miễn phần kinh phí công đoàn chưa đóng. Đây là cơ chế nhằm giảm bớt gánh nặng tài chính cho các chủ thể đang trong quá trình chấm dứt hoạt động theo đúng trình tự pháp luật, tránh phát sinh thêm nghĩa vụ mà đơn vị không còn khả năng thực hiện.
Điều kiện và thủ tục đề nghị giảm mức đóng kinh phí công đoàn
Bên cạnh cơ chế miễn đóng, pháp luật còn cho phép doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã đề nghị giảm mức đóng kinh phí công đoàn nếu đáp ứng các điều kiện được liệt kê cụ thể tại Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP. Để được xem xét giảm mức đóng, đơn vị cần lập hồ sơ đề nghị theo đúng mẫu văn bản tại Phụ lục I ban hành kèm theo Nghị định 105/2026/NĐ-CP, sau đó gửi đến cơ quan có thẩm quyền theo trình tự quy định.
Việc chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, đúng mẫu ngay từ đầu không chỉ giúp rút ngắn thời gian xét duyệt mà còn hạn chế rủi ro bị từ chối do thiếu sót về thủ tục hành chính.
Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp
Với mức phạt tiền có thể lên đến 20% tổng số tiền phải đóng, tối đa 75.000.000 đồng, cộng thêm nghĩa vụ truy nộp và trả lãi trong thời hạn 30 ngày, doanh nghiệp nên chủ động rà soát định kỳ việc đóng kinh phí công đoàn, tránh để phát sinh tình trạng chậm đóng, đóng thiếu hoặc đóng không đúng mức quy định. Trường hợp doanh nghiệp thuộc diện giải thể, phá sản, hoặc thực sự gặp khó khăn về tài chính, nên chủ động tìm hiểu và chuẩn bị hồ sơ theo Điều 11, Điều 12 Nghị định 105/2026/NĐ-CP để được xem xét miễn, giảm kịp thời, qua đó tránh phát sinh thêm chi phí xử phạt và lãi chậm đóng không cần thiết.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
