Căn cứ pháp lý
Việc xử lý hóa đơn gốc bị sai sót và nghĩa vụ kê khai của người nộp thuế trong năm 2026 được điều chỉnh bởi các quy định sau:
- Luật Quản lý thuế 2025, khoản 5 Điều 12: quy định quyền của người nộp thuế được khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi tự phát hiện sai sót trong hồ sơ đã nộp cho cơ quan thuế.
- Nghị định 252/2026/NĐ-CP, khoản 6 Điều 12: hướng dẫn chi tiết việc khai bổ sung phải được thực hiện tại đúng kỳ tính thuế phát sinh sai sót.
- Nghị định 181/2025/NĐ-CP, khoản 6 Điều 23: quy định riêng đối với việc khai bổ sung số thuế giá trị gia tăng đầu vào.
- Thông tư 91/2026/TT-BTC, điểm d khoản 6 Điều 10: quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh khi hóa đơn đã phát hành có sai sót.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Onesimus Ustonson · Public domain
Nguyên tắc xử lý khi hóa đơn gốc có sai sót
Khi phát hiện hóa đơn gốc đã lập bị ghi sai thông tin, người nộp thuế không đương nhiên phải làm lại toàn bộ nghĩa vụ kê khai của kỳ cũ, mà được quyền lập hồ sơ khai bổ sung theo quy định tại khoản 5 Điều 12 Luật Quản lý thuế 2025. Nguyên tắc xuyên suốt là hồ sơ khai bổ sung phải được ghi nhận đúng vào kỳ tính thuế đã phát sinh sai sót, theo hướng dẫn tại khoản 6 Điều 12 Nghị định 252/2026/NĐ-CP, chứ không được gộp chung vào kỳ hiện tại. Cách làm này giúp bảo đảm số liệu thuế của từng kỳ phản ánh đúng bản chất giao dịch, đồng thời tạo cơ sở để cơ quan thuế đối chiếu, xác định phần chênh lệch phát sinh do sai sót gây ra.
Về hệ quả tài chính, nếu việc khai bổ sung dẫn đến số thuế phải nộp tăng lên so với số đã kê khai trước đó, người nộp thuế có trách nhiệm nộp đủ phần chênh lệch tăng thêm, cùng với khoản tiền chậm nộp tương ứng nếu việc nộp bổ sung diễn ra sau thời hạn quy định. Ngược lại, nếu kết quả khai bổ sung làm giảm số thuế phải nộp, người nộp thuế được xem xét điều chỉnh giảm tương ứng phần tiền chậm nộp đã tính (nếu có) và được xử lý số tiền đã nộp thừa theo quy định chung về quản lý thuế.
Riêng đối với thuế giá trị gia tăng đầu vào, khoản 6 Điều 23 Nghị định 181/2025/NĐ-CP đặt ra cơ chế khai bổ sung tách biệt, phù hợp với đặc thù của loại thuế này khi số liệu đầu vào có thể liên quan đến nhiều kỳ và nhiều bên giao dịch khác nhau.
Trách nhiệm kê khai giữa bên bán và bên mua đối với hóa đơn điều chỉnh
Một điểm cần lưu ý là thời điểm kê khai của hóa đơn điều chỉnh không giống nhau giữa hai bên trong giao dịch. Theo điểm d khoản 6 Điều 10 Thông tư 91/2026/TT-BTC, bên bán có trách nhiệm ghi nhận hóa đơn điều chỉnh vào chính kỳ tính thuế mà hóa đơn điều chỉnh được lập ra, không phải kỳ của hóa đơn gốc bị sai. Trong khi đó, bên mua thực hiện kê khai vào kỳ tính thuế mà mình thực tế nhận được hóa đơn điều chỉnh từ bên bán. Sự khác biệt về thời điểm ghi nhận này xuất phát từ việc hai bên không luôn nhận và xử lý chứng từ cùng một thời điểm, nên quy định tách bạch trách nhiệm kê khai theo thời điểm phát sinh thực tế của từng bên nhằm tránh tình trạng lệch số liệu giữa hai hệ thống kê khai.
Khi phát hiện hóa đơn đầu ra (hóa đơn do mình lập ra để giao cho khách hàng) có sai sót, bên bán trước tiên cần xác định rõ tính chất và mức độ của sai sót đó, từ đó lựa chọn giữa hai hướng xử lý: thông báo sai sót cho bên mua và cơ quan thuế biết, hoặc lập hóa đơn điều chỉnh/thay thế tương ứng theo đúng quy định.
Trình tự các bước cần thực hiện
Quá trình xử lý một hóa đơn gốc bị sai sót thường trải qua các bước cơ bản sau:
-
Xác định tính chất sai sót. Người bán cần rà soát xem sai sót trên hóa đơn điện tử có ảnh hưởng đến mã số thuế hay các thông tin định danh quan trọng khác của các bên hay không. Nếu sai sót thuộc loại không ảnh hưởng đến mã số thuế (ví dụ sai sót về địa chỉ, tên hàng hóa, đơn vị tính…), người bán có trách nhiệm thông báo cho bên mua biết, đồng thời gửi thông báo tới cơ quan thuế theo mẫu quy định. Trường hợp sai sót nghiêm trọng hơn, ảnh hưởng đến các nội dung chính của hóa đơn, người bán cần cân nhắc lựa chọn giữa việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc lập hóa đơn thay thế cho hóa đơn đã sai.
-
Thống nhất với bên mua về cách xử lý. Nếu bên mua là tổ chức, hai bên cần lập văn bản thỏa thuận, trong đó ghi rõ nội dung sai sót và phương án xử lý đã thống nhất, làm căn cứ cho việc lập hóa đơn điều chỉnh sau đó. Trường hợp bên mua là cá nhân, việc thông báo có thể được thực hiện thông qua các kênh thông tin điện tử như website của bên bán, mà không nhất thiết phải lập văn bản thỏa thuận song phương.
-
Lập hóa đơn điều chỉnh. Hóa đơn điều chỉnh được lập phải thể hiện rõ ràng, đầy đủ các thông tin liên quan đến hóa đơn gốc đã bị lập sai, bao gồm số hiệu, ký hiệu, ngày lập của hóa đơn gốc và nội dung cụ thể được điều chỉnh, theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 91/2026/TT-BTC. Đây là căn cứ để cả bên bán và bên mua thực hiện kê khai vào đúng kỳ tính thuế tương ứng như đã nêu ở phần trên.
Một số lưu ý khi thực hiện
Người nộp thuế cần đặc biệt lưu ý về thời hạn thực hiện khai bổ sung, vì việc nộp hồ sơ khai bổ sung quá thời hạn có thể phát sinh tiền chậm nộp đối với phần thuế tăng thêm. Bên cạnh đó, cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, chứng từ liên quan như văn bản thỏa thuận với bên mua (nếu có), hóa đơn điều chỉnh hợp lệ và các tài liệu chứng minh sai sót, để phục vụ cho việc đối chiếu, giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.
Việc không tuân thủ đúng trình tự xác định sai sót, thông báo, lập hóa đơn điều chỉnh và kê khai bổ sung theo đúng kỳ quy định có thể dẫn đến rủi ro bị xử lý về thuế, bao gồm việc bị tính tiền chậm nộp, thậm chí bị xử phạt vi phạm hành chính nếu sai sót không được xử lý kịp thời hoặc không đúng quy trình. Do đó, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên chủ động rà soát hóa đơn định kỳ, phát hiện sớm sai sót để xử lý theo đúng các bước và thời hạn mà pháp luật quy định, tránh để tồn đọng sai sót qua nhiều kỳ tính thuế gây khó khăn cho việc đối chiếu, kê khai sau này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
