Những hành vi nào bị coi là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

Căn cứ pháp lý áp dụng

Nội dung dưới đây được xây dựng dựa trên hai văn bản pháp luật hiện hành liên quan đến lĩnh vực hóa đơn, chứng từ: Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn, và Nghị định 310/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Đây là hai căn cứ pháp lý then chốt để xác định thế nào là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ cũng như mức chế tài tương ứng đi kèm.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Eastern Telegraph Company Limited · Public domain

Nhận diện các hành vi bị xem là sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ

Theo khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, một loạt tình huống cụ thể được liệt kê là hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ. Doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ những dấu hiệu này để chủ động rà soát, tránh vướng phải trong quá trình xuất, nhận và lưu trữ hóa đơn:

• Hóa đơn hoặc chứng từ thiếu các nội dung bắt buộc phải thể hiện theo quy định, hoặc bị tẩy xóa, chỉnh sửa sai với quy định hiện hành.
• Hóa đơn, chứng từ mang tính chất "khống" — tức là đã thể hiện đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung của một nghiệp vụ kinh tế nhưng thực chất giao dịch mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ lại không diễn ra trên thực tế, dù là một phần hay toàn bộ; cùng với đó là các trường hợp hóa đơn ghi nhận sai lệch so với giá trị giao dịch thực tế, hoặc bị lập khống, lập giả.
• Hóa đơn thể hiện sự không thống nhất về giá trị hàng hóa, dịch vụ, hoặc có sai khác ở những tiêu thức bắt buộc giữa các liên khác nhau của cùng một hóa đơn.
• Hóa đơn bị sử dụng lặp lại (quay vòng) trong quá trình vận chuyển hàng hóa lưu thông trên thị trường, hoặc hóa đơn phát hành cho một loại hàng hóa, dịch vụ nhưng lại bị dùng để chứng minh cho một loại hàng hóa, dịch vụ khác.
• Sử dụng hóa đơn, chứng từ do tổ chức, cá nhân khác phát hành — không thuộc trường hợp hóa đơn của cơ quan thuế hoặc trường hợp được ủy nhiệm lập hóa đơn hợp lệ — nhằm hợp thức hóa cho hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc bán ra của mình.
• Hóa đơn, chứng từ đã bị cơ quan thuế, cơ quan công an hoặc cơ quan chức năng có thẩm quyền khác kết luận là sử dụng không hợp pháp.

Đây là những dấu hiệu nhận diện mang tính liệt kê cụ thể, giúp doanh nghiệp tự rà soát hệ thống hóa đơn đầu vào, đầu ra của mình để phát hiện sớm rủi ro trước khi bị cơ quan chức năng thanh tra, kiểm tra.

Mức xử phạt đối với hành vi vi phạm

Khi bị xác định là có hành vi sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ theo các dấu hiệu nêu trên, chủ thể vi phạm sẽ đối mặt với mức phạt tiền dao động từ 20.000.000 đồng đến 50.000.000 đồng. Mức chế tài này được quy định tại Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP và đã được sửa đổi tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP. Ngoài khoản tiền phạt hành chính, tùy tính chất và mức độ của hành vi, người vi phạm còn có thể phải đối mặt với việc bị truy thu số thuế tương ứng cũng như các biện pháp xử lý bổ sung khác theo quy định của pháp luật về thuế.

Mức phạt nêu trên áp dụng chung cho các dấu hiệu vi phạm đã liệt kê ở phần trên, không phân biệt theo từng hành vi cụ thể, do đó doanh nghiệp cần đặc biệt thận trọng ngay từ khâu tiếp nhận và kiểm tra hóa đơn đầu vào để không rơi vào bất kỳ trường hợp nào trong số đó.

Rủi ro và khuyến nghị phòng ngừa cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh

Việc sử dụng không hợp pháp hóa đơn, chứng từ — dù vô tình do sơ suất trong quản lý chứng từ đầu vào hay cố ý — đều tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý và tài chính cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh. Bên cạnh khoản tiền phạt hành chính theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, đơn vị vi phạm còn có nguy cơ bị truy thu thuế, bị đưa vào diện giám sát chặt chẽ hơn trong các kỳ thanh tra, kiểm tra sau này, thậm chí ảnh hưởng đến uy tín trong quan hệ với đối tác, khách hàng.

Để hạn chế rủi ro, doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên chủ động:

• Rà soát định kỳ toàn bộ hóa đơn đầu vào để đối chiếu tính hợp lệ của bên bán, đảm bảo hàng hóa, dịch vụ ghi trên hóa đơn có giao dịch thực tế tương ứng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ gốc liên quan đến từng giao dịch — hợp đồng, biên bản giao nhận, chứng từ thanh toán — để có căn cứ đối chiếu khi cần.
• Thường xuyên cập nhật các thay đổi trong quy định về hóa đơn, chứng từ, đặc biệt là những nội dung được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 310/2025/NĐ-CP, để tránh áp dụng theo quy định đã không còn phù hợp.

Hướng xử lý khi phát hiện hoặc bị nghi ngờ vi phạm

Trường hợp doanh nghiệp, hộ kinh doanh phát hiện có dấu hiệu vi phạm liên quan đến hóa đơn, chứng từ, hoặc bị cơ quan chức năng đặt nghi vấn trong quá trình thanh tra, kiểm tra, có thể tham khảo trình tự xử lý sau:

1. Trước tiên, cần đối chiếu lại toàn bộ hệ thống hóa đơn, chứng từ đang sử dụng với các dấu hiệu vi phạm được quy định tại khoản 2 Điều 4 Nghị định 125/2020/NĐ-CP để xác định mức độ liên quan của từng trường hợp cụ thể.
2. Nếu vi phạm xuất phát từ phía bên bán hàng — chẳng hạn bên bán xuất hóa đơn khống, hóa đơn giả mà bên mua không biết và không có căn cứ để biết — người nộp thuế cần chủ động thu thập, tập hợp đầy đủ hồ sơ, tài liệu chứng minh lỗi thuộc về bên bán để làm căn cứ giải trình với cơ quan chức năng.
3. Trong trường hợp không đồng ý với kết luận hoặc quyết định xử phạt của cơ quan có thẩm quyền, người nộp thuế có quyền thực hiện thủ tục khiếu nại hoặc kháng cáo theo đúng trình tự mà pháp luật hiện hành quy định, nhằm bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của mình.

Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cũng cần đặc biệt lưu ý đến thời hiệu, thời hạn xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hóa đơn để chủ động về mặt thời gian trong việc chuẩn bị hồ sơ, tài liệu liên quan, qua đó bảo đảm tốt nhất quyền và lợi ích của mình trong mọi tình huống bị thanh tra, kiểm tra.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.