Cơ sở pháp lý
Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP) quy định về việc áp dụng hóa đơn điều chỉnh và hóa đơn thay thế trong trường hợp hóa đơn điện tử đã lập sai.
Nội dung chi tiết
Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập sai, người bán cần thực hiện các bước xử lý sau:
- Trường hợp sai tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai và không cần lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán phải thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
- Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất, hoặc hàng hóa không đúng quy cách, người bán có thể lựa chọn giữa việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn:
- Điều chỉnh hóa đơn: Người bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh với dòng chữ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Thay thế hóa đơn: Người bán lập hóa đơn điện tử mới với dòng chữ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm”.
- Trong trường hợp nhiều hóa đơn sai cùng thông tin trong tháng, người bán có thể lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho nhiều hóa đơn đã lập sai và đính kèm bảng kê các hóa đơn sai theo Mẫu số 01/BK-ĐCTT.
- Đối với người mua là doanh nghiệp hoặc tổ chức, cần lập văn bản thỏa thuận về nội dung sai trước khi điều chỉnh, thay thế. Nếu người mua là cá nhân, người bán phải thông báo cho người mua hoặc công bố trên website.
- Đối với ngành hàng không, hóa đơn đổi, hoàn chứng từ vận chuyển không cần thông tin “Điều chỉnh tăng/giảm” mà vẫn được coi là hóa đơn điều chỉnh.
Quy trình thực hiện
- Thông báo cho người mua về việc hóa đơn đã lập sai.
- Chọn phương án điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.
- Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định.
- Gửi hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế cho người mua hoặc cơ quan thuế để cấp mã (nếu cần).
- Lưu giữ văn bản thỏa thuận (nếu có) để xuất trình khi có yêu cầu.
Lưu ý quan trọng
Người bán cần lưu ý rằng trước khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn, phải thông báo và thống nhất phương án xử lý với người mua. Đối với các sai sót khác nhau, quy trình xử lý có thể khác nhau, và cần tuân thủ đúng quy định để tránh rủi ro pháp lý. Thời hạn để thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn cần được chú ý để đảm bảo tuân thủ quy định của cơ quan thuế.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Hindustanilanguage · CC BY-SA 3.0
Lưu ý quan trọng: Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
