Cơ sở pháp lý
Các tổ chức và cá nhân thực hiện chức năng khấu trừ thuế có nghĩa vụ nộp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân dưới dạng điện tử. Yêu cầu này được quy định cụ thể tại điểm a, khoản 3, Điều 29 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP. Theo đó, các chứng từ này phải được gửi tới người chịu sự khấu trừ cũng như các cơ quan quản lý thuế trong vòng 24 giờ kể từ khi chứng từ được tạo lập.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Soviet Post · Public domain
Thành phần và nội dung chứng từ
Những chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân phải chứa đầy đủ các yếu tố sau, theo hướng dẫn tại khoản 1, Điều 23 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP:
Chứng từ cần ghi rõ tên gọi của chứng từ, kèm theo ký hiệu mẫu, ký hiệu riêng và số thứ tự để dễ dàng tra cứu và quản lý. Thông tin của bên chi trả thu nhập bao gồm tên đơn vị, địa điểm hoạt động, mã số thuế được cơ quan thuế cấp.
Đối với người nhận thu nhập, chứng từ phải ghi họ tên, địa chỉ thường trú, số điện thoại liên lạc. Nếu người này đã được cấp mã số thuế cá nhân, phải ghi số đó; nếu chưa có mã số, sử dụng số định danh cá nhân. Trường hợp người nhận là công dân nước ngoài, cần ghi rõ quốc tịch.
Phần khoản tiền bao gồm các yếu tố: loại thu nhập được chi trả, thời gian thực hiện chi trả, tổng mức thu nhập phải nộp thuế, các khoản đóng góp bảo hiểm xã hội bắt buộc, khoản tiền dùng cho mục đích từ thiện và nhân đạo, cũng như hỗ trợ giáo dục. Chứng từ cũng phải ghi rõ số tiền thuế đã được khấu trừ thực tế.
Ngày, tháng, năm lập chứng từ phải được ghi chính xác. Người đứng đầu hoặc đại diện của tổ chức chi trả phải ký tên xác nhận. Khi sử dụng chứng từ dạng điện tử, chữ ký được thay thế bằng chữ ký số có giá trị pháp lý tương đương.
Thời điểm lập chứng từ
Thời gian lập chứng từ khấu trừ thuế được xác định cụ thể trong Điều 24 của Nghị định 254/2026/NĐ-CP, bao gồm một số trường hợp đặc biệt. Chứng từ được lập tại thời điểm thực hiện việc khấu trừ thuế từ khoản thu nhập. Đối với những trường hợp cá nhân được ủy quyền để tự mình quyết toán và nộp thuế, chứng từ lập theo thời điểm ủy quyền đó.
Các trường hợp đặc thù khác cũng được quy định riêng, bao gồm những cá nhân không có hợp đồng lao động hoặc ký kết hợp đồng chỉ trong thời gian dưới 3 tháng. Mỗi trường hợp có yêu cầu riêng về thời gian lập chứng từ để phù hợp với tính chất công việc.
Quy trình chuyển dữ liệu
Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập tiến hành lập chứng từ khấu trừ thuế ở dạng điện tử theo các tiêu chuẩn quy định. Sau khi lập xong, chứng từ này được gửi tới người bị khấu trừ thuế và các cơ quan thuế có thẩm quyền trong ngày tạo lập chứng từ.
Để đảm bảo tuân thủ pháp luật, dữ liệu chứng từ phải được chuyển đến cơ quan thuế theo các định dạng tiêu chuẩn thống nhất. Các tổ chức cung cấp dịch vụ lập hoá đơn điện tử hoặc Hệ thống quản lý thuế được thiết kế để hỗ trợ quá trình chuyển dữ liệu này.
Đối với những tổ chức, cá nhân không nằm trong phạm vi áp dụng hoá đơn điện tử, họ có quyền lựa chọn cách thức chuyển dữ liệu phù hợp với điều kiện hoạt động của mình, miễn là vẫn tuân thủ các quy định về thời hạn và định dạng dữ liệu được cơ quan thuế chấp nhận.
Trách nhiệm và giám sát
Các tổ chức chủ quản là cơ quan thuế cấp trung ương có trách nhiệm giám sát việc tuân thủ các quy định về lập và gửi chứng từ khấu trừ thuế. Các cơ quan thuế địa phương được giao nhiệm vụ kiểm tra, xác minh tính chính xác và đầy đủ của chứng từ được nộp.
Bất kỳ sai sót hoặc vi phạm trong quá trình lập, gửi chứng từ đều có thể dẫn tới các hình thức xử phạt hành chính theo quy định của pháp luật hiện hành. Do đó, các tổ chức và cá nhân cần thực hiện đầy đủ và chính xác những yêu cầu về chứng từ này.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
