Cơ sở pháp lý
Việc lập và quản lý sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất hiện được điều chỉnh tại Điều 20 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ về hồ sơ địa chính, quy định rõ cơ quan nào có trách nhiệm lập sổ, mẫu sổ áp dụng thống nhất trên phạm vi cả nước, cũng như cách thức theo dõi diễn biến của việc cấp Giấy chứng nhận cho người sử dụng đất và chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất. Bên cạnh đó, công tác lưu trữ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận được quy định tại Điều 19 của cùng Thông tư này, tạo thành một khung pháp lý thống nhất, xuyên suốt từ khâu tiếp nhận hồ sơ đến khâu ghi sổ và bảo quản lâu dài.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: N509FZ · CC BY-SA 4.0
Nội dung sổ cấp Giấy chứng nhận
Sổ cấp Giấy chứng nhận (thường gọi tắt là sổ cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất) là công cụ ghi nhận và theo dõi toàn bộ quá trình cấp Giấy chứng nhận tại từng địa phương. Nội dung này được cụ thể hoá như sau:
- Đối với hồ sơ được cấp Giấy chứng nhận lần đầu, cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về đất đai chịu trách nhiệm lập và duy trì sổ cấp Giấy chứng nhận tương ứng với thẩm quyền của mình.
- Văn phòng đăng ký đất đai đảm nhận việc lập và quản lý sổ cấp Giấy chứng nhận đối với những trường hợp thuộc thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận của chính văn phòng mình cho người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất.
- Về hình thức thể hiện, sổ được lập thống nhất theo Mẫu số 02/ĐK, thuộc Phụ lục số 06 ban hành kèm theo Thông tư 10/2024/TT-BTNMT, nhằm bảo đảm tính đồng bộ khi tra cứu, đối chiếu số liệu giữa các địa phương khác nhau.
Nhờ có sổ cấp Giấy chứng nhận được lập bài bản, cơ quan quản lý đất đai có cơ sở để kiểm soát số lượng, thời điểm cấp, cũng như tình trạng hiệu lực của từng Giấy chứng nhận đã phát hành. Đây cũng là căn cứ quan trọng phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra, giải quyết khiếu nại, tranh chấp liên quan đến quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất khi phát sinh trên thực tế.
Lưu trữ hồ sơ đăng ký, cấp Giấy chứng nhận
Song song với việc lập sổ, Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT quy định cụ thể về công tác lưu trữ hồ sơ đăng ký và cấp Giấy chứng nhận, với các nội dung chính sau đây:
- Thành phần hồ sơ lưu trữ bao gồm hai nhóm giấy tờ: nhóm do người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất nộp khi làm thủ tục, và nhóm do cơ quan có thẩm quyền lập ra trong quá trình tiếp nhận, thẩm định, giải quyết hồ sơ.
- Đối với những Giấy chứng nhận đã bị thu hồi, cơ quan quản lý phải đóng dấu "Đã thu hồi" lên bản gốc trước khi đưa vào lưu trữ, nhằm tránh nhầm lẫn với các Giấy chứng nhận còn giá trị pháp lý.
- Hồ sơ được sắp xếp, lưu trữ theo trình tự thời gian tương ứng với thứ tự ghi nhận trong sổ địa chính; mỗi bộ hồ sơ được gán một số thứ tự gồm 06 chữ số, đánh số liên tục, không trùng lặp, thuận tiện cho việc tra cứu về sau.
- Riêng trường hợp đăng ký đất đai lần đầu cho nhiều thửa đất nông nghiệp của cùng một chủ thể, cơ quan tiếp nhận được phép lập chung một bộ hồ sơ cho toàn bộ các thửa đất đó, thay vì tách lập hồ sơ riêng lẻ cho từng thửa.
- Tại những địa phương đã triển khai đăng ký đất đai bằng phương thức điện tử, toàn bộ hồ sơ nêu trên được lưu trữ trực tiếp trong cơ sở dữ liệu đất đai, từng bước thay thế cho phương thức lưu trữ hồ sơ giấy truyền thống.
Quy định về lưu trữ hồ sơ có mối liên hệ chặt chẽ với việc lập sổ cấp Giấy chứng nhận: mỗi lần cấp mới, cấp đổi, cấp lại hay thu hồi Giấy chứng nhận đều cần được cập nhật đồng thời trên sổ cấp Giấy chứng nhận và trong hồ sơ lưu trữ tương ứng, bảo đảm sự khớp đúng giữa dữ liệu ghi sổ và hồ sơ gốc được bảo quản.
Quy trình thực hiện thủ tục
Trên cơ sở các quy định nêu trên, quá trình đăng ký, cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất thường được thực hiện theo các bước cơ bản sau:
- Chuẩn bị hồ sơ: người sử dụng đất, chủ sở hữu tài sản gắn liền với đất tập hợp đầy đủ giấy tờ cần thiết theo yêu cầu của thủ tục đăng ký, cấp Giấy chứng nhận.
- Nộp hồ sơ: hồ sơ được nộp tại cơ quan có thẩm quyền hoặc tại Văn phòng đăng ký đất đai nơi có đất.
- Tiếp nhận và giải quyết: cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, thẩm định hồ sơ; nếu đủ điều kiện theo quy định, tiến hành cấp Giấy chứng nhận và cập nhật thông tin tương ứng vào sổ cấp Giấy chứng nhận.
- Lưu trữ hồ sơ: toàn bộ hồ sơ được sắp xếp, đánh số và bảo quản theo quy định tại Điều 19 Thông tư 10/2024/TT-BTNMT; trường hợp Giấy chứng nhận bị thu hồi thì thực hiện đóng dấu "Đã thu hồi" trước khi lưu trữ.
Việc tuân thủ đầy đủ, chặt chẽ quy trình nêu trên góp phần bảo đảm tính minh bạch, thống nhất trong công tác quản lý đất đai tại các địa phương, đồng thời tạo lập một hệ thống dữ liệu tin cậy, phục vụ hiệu quả cho việc tra cứu, đối chiếu thông tin khi cần thiết, kể cả trong trường hợp phát sinh tranh chấp hoặc yêu cầu xác minh nguồn gốc, quá trình cấp Giấy chứng nhận đối với một thửa đất cụ thể.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
