Căn cứ pháp lý áp dụng
Ngày 26/11/2026, Sở Tư pháp thành phố Hà Nội có Công văn số 5410/STP-XLVPHC&THPL, hướng dẫn xác định thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính đối với viên chức công tác tại Văn phòng Đăng ký đất đai. Văn bản hướng dẫn này được xây dựng dựa trên hai nhóm quy định nền tảng: Luật Xử lý vi phạm hành chính năm 2012 (đã qua các lần sửa đổi, bổ sung vào năm 2020 và năm 2025) và Nghị định số 123/2024/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai. Trong đó, Điều 16 của Nghị định 123/2024/NĐ-CP ấn định mức xử phạt áp dụng cho hành vi không thực hiện đăng ký đất đai theo quy định, đồng thời làm cơ sở để xác định ai là người có quyền lập biên bản đối với hành vi này.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: USDAgov · Public domain
Phạm vi hành vi vi phạm được đề cập
Hành vi được Sở Tư pháp Hà Nội hướng dẫn xử lý trong Công văn 5410 là việc cá nhân, tổ chức không thực hiện nghĩa vụ đăng ký biến động về đất đai theo quy định pháp luật hiện hành. Đây là loại hành vi vi phạm hành chính phổ biến, thường phát sinh trong quá trình Văn phòng Đăng ký đất đai tiếp nhận, thẩm định hồ sơ và thực hiện các thủ tục liên quan đến quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Chính vì phát sinh ngay trong quá trình tác nghiệp chuyên môn, nên việc xác định rõ ai được quyền lập biên bản ghi nhận hành vi này có ý nghĩa quan trọng để bảo đảm hồ sơ xử phạt sau đó có giá trị pháp lý.
Chủ thể được giao thẩm quyền lập biên bản
Theo hướng dẫn, viên chức đang công tác tại Văn phòng Đăng ký đất đai được phép lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai trong quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao. Cơ sở của thẩm quyền này nằm ở khoản 2 Điều 32 Nghị định 123/2024/NĐ-CP, theo đó nhóm chủ thể có quyền lập biên bản vi phạm hành chính bao gồm:
- Những người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai được liệt kê tại Điều 30 và Điều 31 của Nghị định này;
- Trưởng đoàn thanh tra và các thành viên đoàn thanh tra do Chánh Thanh tra cấp tỉnh quyết định thành lập;
- Công chức phụ trách công tác địa chính ở cấp xã;
- Công chức, viên chức công tác tại các cơ quan có chức năng quản lý nhà nước về đất đai ở mọi cấp, khi đang thực hiện công vụ.
Từ danh sách nêu trên, có thể thấy viên chức Văn phòng Đăng ký đất đai — với vai trò là đơn vị trực tiếp quản lý, xử lý hồ sơ đất đai — thuộc nhóm chủ thể cuối cùng, tức công chức, viên chức của cơ quan có chức năng quản lý đất đai đang thi hành công vụ. Do đó, khi phát hiện trường hợp không đăng ký biến động đất đai theo đúng quy định, viên chức thuộc đơn vị này hoàn toàn có cơ sở pháp lý để tiến hành lập biên bản ghi nhận vi phạm.
Trình tự các bước tiến hành
Việc lập biên bản vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai, theo hướng dẫn tại Công văn 5410/STP-XLVPHC&THPL, có thể khái quát thành các bước sau:
- Phát hiện, xác minh hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực đất đai xảy ra trong thực tế, chẳng hạn hành vi không đăng ký biến động đất đai theo quy định.
- Viên chức Văn phòng Đăng ký đất đai tiến hành lập biên bản vi phạm hành chính, sử dụng đúng mẫu biên bản theo quy định pháp luật hiện hành.
- Biên bản sau khi lập được chuyển đến cơ quan, người có thẩm quyền xử phạt để xem xét, ra quyết định xử lý.
- Cơ quan có thẩm quyền tiếp tục thực hiện các bước xử phạt vi phạm hành chính theo trình tự, thủ tục mà pháp luật về xử lý vi phạm hành chính quy định.
Việc tuân thủ đầy đủ trình tự nêu trên góp phần bảo đảm biên bản vi phạm hành chính được lập đúng thẩm quyền, đúng hình thức, từ đó tránh rủi ro bị coi là vô hiệu hoặc bị khiếu nại về sau.
Một số điểm cần lưu ý khi áp dụng
Để xác định chính xác chủ thể có thẩm quyền lập biên bản trong từng vụ việc cụ thể, các cơ quan, đơn vị được khuyến nghị đối chiếu thêm hướng dẫn chuyên môn của Bộ Tư pháp và Bộ Nông nghiệp và Môi trường — hai cơ quan quản lý nhà nước liên quan trực tiếp đến lĩnh vực xử lý vi phạm hành chính và quản lý đất đai. Việc đối chiếu này đặc biệt cần thiết trong những tình huống có nhiều chủ thể cùng liên quan đến hồ sơ, hoặc khi phát sinh vướng mắc về việc xác định cơ quan quản lý đất đai có thẩm quyền tại địa phương.
Ngoài ra, cần phân biệt rõ giữa thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính (bước ghi nhận hành vi vi phạm) với thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính (bước ra quyết định xử lý) — hai loại thẩm quyền này được quy định tại các điều khoản khác nhau của Nghị định 123/2024/NĐ-CP và không đương nhiên thuộc về cùng một chủ thể. Người lập biên bản không nhất thiết là người có thẩm quyền ra quyết định xử phạt; biên bản sau khi lập sẽ được chuyển đến đúng cấp, đúng cơ quan có thẩm quyền xử phạt theo quy định tại Điều 30, Điều 31 của Nghị định này để xử lý theo đúng trình tự pháp luật.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
