Cơ sở pháp lý
Nghị định 123/2020/NĐ-CP, với các sửa đổi, bổ sung do Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định, là văn bản điều chỉnh toàn bộ vấn đề khấu trừ và nộp thuế thu nhập cá nhân trong hoạt động quản lý tài chính của các tổ chức, doanh nghiệp.
Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Kirsten Gillibrand 2020 · Public domain
Yêu cầu chung về chứng từ khấu trừ
Mỗi khi tiến hành khấu trừ thuế thu nhập cá nhân hoặc thu các khoản phí, lệ phí, các đơn vị có trách nhiệm khấu trừ, cơ quan quản lý thuế phải lập và cung cấp chứng từ khấu trừ cũng như biên lai thu thiết kế cho người chịu khấu trừ. Chứng từ này là tài liệu quan trọng ghi nhận quá trình khấu trừ, phải được lập và bảo quản theo đúng quy chuẩn do cục thuế hướng dẫn. Với các chứng từ dưới dạng điện tử, cần tuân thủ định dạng trao đổi dữ liệu chuẩn hóa mà cơ quan thuế quy định, nhằm đảm bảo tính chính xác và khả năng kiểm tra, xác minh.
Phân biệt theo loại hình lao động
Đối với người lao động thời vụ: Bao gồm những người chưa ký kết hợp đồng lao động hoặc ký hợp đồng có thời hạn dưới ba tháng. Trong các trường hợp này, người hoặc tổ chức trả thu nhập có quyền lựa chọn cấp một chứng từ cho mỗi lần khấu trừ thuế riêng biệt, hoặc tập hợp nhiều lần khấu trừ trong một năm tính thuế vào một chứng từ duy nhất, tuỳ theo yêu cầu của người nhận thu nhập.
Đối với người lao động ký hợp đồng từ ba tháng trở lên: Việc cấp chứng từ khấu trừ được đơn giản hóa — chỉ phát hành một chứng từ duy nhất trong một năm tính thuế, bất kể số lần khấu trừ thực hiện.
Trường hợp khác biệt là người có ủy quyền cho bên thứ ba thực hiện quyết toán thuế: những người này không yêu cầu cấp chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân, vì quá trình quyết toán được thực hiện thay mặt họ.
Tiêu chí lập chứng từ khấu trừ
Thời điểm lập chứng từ phải trùng với thời điểm tiến hành khấu trừ hoặc thu các khoản phí, lệ phí. Điều này đảm bảo tính kịp thời và chính xác của hồ sơ.
Mỗi chứng từ khấu trừ thuế thu nhập cá nhân cần ghi rõ các phần tử sau: tên gọi và mã số của chứng từ; ký hiệu mẫu chứng từ; số hiệu chứng từ trong dãy liên tiếp; thông tin đầy đủ về tổ chức hoặc cá nhân chi trả; thông tin chi tiết về người nhận thu nhập; danh mục các khoản thu nhập được khấu trừ; ngày tháng năm tiến hành chi trả; tổng giá trị thu nhập chịu áp dụng thuế; số tiền thuế đã khấu trừ; ngày lập chứng từ; chữ ký hoặc ký hiệu xác nhận của người chi trả.
Nếu sử dụng phương tiện kỹ thuật số để tạo lập chứng từ khấu trừ, chữ ký trên chứng từ phải là chữ ký điện tử hoặc chữ ký số, tuân thủ quy định pháp luật về chữ ký điện tử.
Quy trình triển khai thực tế
Trước tiên, cần xác định chính xác thời điểm mà lệnh khấu trừ thuế thu nhập cá nhân được phát hành hoặc hoàn tất.
Tiếp theo, lập chứng từ khấu trừ theo mẫu chuẩn do cục thuế công bố, đảm bảo đầy đủ tất cả thông tin bắt buộc.
Sau khi lập xong, giao chứng từ trực tiếp hoặc theo phương tiện phù hợp cho người có thu nhập bị khấu trừ, với sao lưu hồ sơ tại tổ chức.
Đối với những người lao động thời vụ, tổ chức cần chủ động phát hành chứng từ cho mỗi lần khấu trừ hoặc theo yêu cầu cụ thể của người lao động.
Đối với những người ký hợp đồng lao động dài hạn (ba tháng trở lên), việc cấp chứng từ thực hiện một lần duy nhất trong kỳ tính thuế, giúp đơn giản hóa quy trình hành chính.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
