Căn cứ pháp lý
Vào ngày 17 tháng 7 năm 2026, Ủy ban nhân dân tỉnh Khánh Hòa đã ban hành Quyết định số 54/2026/QĐ-UBND nhằm quy định trình tự và thủ tục hành chính liên quan đến công tác quản lý đất đai trên toàn bộ địa bàn tỉnh. Các nội dung chi tiết về cấp đổi Giấy chứng nhận được quy định tại Điều 38 của Quy định kèm theo Quyết định này.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: Mahiapa · Public domain
Các tình huống được phép cấp đổi giấy chứng nhận
Công tác cấp đổi Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất cũng như Giấy chứng nhận về quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất áp dụng cho nhiều trường hợp khác nhau. Một là, những người sử dụng đất có nhu cầu thay thế tài liệu chứng thực đã được cấp trước ngày 1 tháng 8 năm 2024 bằng một Giấy chứng nhận cấp mới. Hai là, khi Giấy chứng nhận đã được phát hành trước đó bị suy giảm về mặt thể chất (mờ, ố, xước, hoặc bị hỏng hóc), việc cấp đổi là cần thiết.
Ba là, những trường hợp Giấy chứng nhận lúc ban đầu được cấp dùng chung cho nhiều thửa đất, nhưng sau này chủ sở hữu muốn chia tách riêng từng thửa thì có thể yêu cầu cấp đổi. Bốn là, nếu mục đích sử dụng đất được ghi trên tài liệu không tương thích với các quy định đang có hiệu lực, việc cấp đổi cũng được thực hiện. Năm là, khi vị trí của thửa đất được mô tả trên Giấy chứng nhận không khớp với tình trạng thực tế tại hiện trường, cấp đổi là bắt buộc.
Sáu là, trường hợp Giấy chứng nhận ghi tên một bên trong cặp vợ chồng nhưng nay cần ghi cả hai tên; hoặc trường hợp tài liệu ghi tên theo hộ gia đình nhưng nay cần ghi từng tên của các thành viên có quyền sử dụng đất, thì cấp đổi được phép. Bảy là, khi kích thước, diện tích, hoặc số hiệu thửa đất thay đổi do thực hiện lại đo đạc nhưng đường ranh giới địa lý không bị thay đổi, cũng có thể thực hiện cấp đổi.
Các bước thực hiện quy trình cấp đổi
Bước thứ nhất, chủ sử dụng đất tổng hợp đầy đủ hồ sơ và nộp tại một trong hai địa điểm: Trung tâm phục vụ hành chính công ở cấp tỉnh hoặc ở cấp xã tương ứng. Bước thứ hai, cơ quan tiếp nhận hồ sơ tiến hành kiểm tra xem các tài liệu có đầy đủ theo quy định hay chưa, rồi cấp phát Giấy tiếp nhận hồ sơ. Nếu phát hiện hồ sơ chưa hoàn chỉnh, cơ quan sẽ gửi Phiếu yêu cầu bổ sung, nêu rõ những giấy tờ còn thiếu.
Bước thứ ba, sau khi hồ sơ đã đạt yêu cầu về tính đầy đủ, Văn phòng Đăng ký đất đai bắt đầu truy cập và khai thác các thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Trường hợp không thể lấy được thông tin từ kho dữ liệu, chủ sử dụng đất phải cung cấp bản sao hoặc tài liệu gốc của Giấy đăng ký kết hôn hoặc các tài liệu khác chứng minh tình trạng hôn nhân của họ. Bước thứ tư, cơ quan chức năng sẽ xuất hiện tại hiện trường để thực hiện kiểm tra tại chỗ, xác định vị trí chính xác của thửa đất, đồng thời so sánh thông tin ghi trong hồ sơ đăng ký với điều kiện thực tế để đảm bảo sự trùng khớp.
Những điểm cần lưu ý khi thực hiện cấp đổi
Để quá trình cấp đổi Giấy chứng nhận diễn ra thuận lợi và không gặp phải các trục trặc không đáng có, chủ sử dụng đất nên chuẩn bị một cách kỹ lưỡng toàn bộ hồ sơ theo các tiêu chuẩn và yêu cầu đã được quy định. Điều này giúp giảm thiểu những rủi ro có thể phát sinh trong giai đoạn xử lý hồ sơ. Cần lưu ý rằng thời hạn hoàn thành xử lý hồ sơ không cố định, mà tuỳ thuộc vào tính hoàn chỉnh của hồ sơ nộp và các quy định cụ thể của cơ quan đăng ký đất đai tương ứng. Một vấn đề khác cũng rất quan trọng là nếu chủ sử dụng đất không cung cấp đầy đủ hoặc thiếu các tài liệu theo yêu cầu, hồ sơ có thể bị yêu cầu trả lại để bổ sung hoặc sẽ kéo dài đáng kể thời gian xử lý.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
