Căn cứ pháp lý áp dụng
Ngày 29/6/2026, Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai chính thức ban hành Quyết định số 104/2026/QĐ-UBND, trong đó ấn định trình tự và thủ tục hành chính về lĩnh vực đất đai áp dụng trên toàn địa bàn tỉnh. Riêng thủ tục cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất lần đầu (thường được gọi là Sổ đỏ) được quy định cụ thể tại Điều 30 của Quyết định này. Nội dung Điều 30 được xây dựng trên nền tảng các quy định của Luật số 31/2024/QH15, cụ thể là Luật Đất đai hiện hành, trong đó có viện dẫn trực tiếp đến Điều 118 và khoản 3 Điều 120 của luật này khi xác định các hình thức sử dụng đất được áp dụng thủ tục cấp giấy lần đầu theo hướng đơn giản hóa.
Minh họa: Đất đai & nhà ở — Ảnh: JLPC · CC BY-SA 3.0
Bốn nhóm đối tượng và cách xử lý hồ sơ tương ứng
Theo Điều 30 nêu trên, việc cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất lần đầu tại Gia Lai được phân chia thành bốn nhóm tình huống, mỗi nhóm có cách xử lý riêng.
Nhóm thứ nhất áp dụng cho tổ chức sử dụng đất theo các hình thức được nêu tại Điều 118 và khoản 3 Điều 120 Luật số 31/2024/QH15, hoặc thuộc diện được miễn toàn bộ nghĩa vụ nộp tiền sử dụng đất, tiền thuê đất. Với nhóm này, thẩm quyền cấp Giấy chứng nhận thuộc về Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã. Nếu tổ chức thuộc diện phải thuê đất, cơ quan chuyên môn phụ trách lĩnh vực nông nghiệp và môi trường sẽ trực tiếp ký kết hợp đồng thuê đất với tổ chức đó.
Nhóm thứ hai dành cho cá nhân, cộng đồng dân cư, hộ gia đình và người gốc Việt Nam định cư ở nước ngoài trong trường hợp nhận thừa kế quyền sử dụng đất. Đối với nhóm này, khi cơ quan chức năng đã tra cứu được thông tin từ cơ sở dữ liệu hoặc người sử dụng đất xuất trình được chứng từ chứng minh đã hoàn tất nghĩa vụ tài chính liên quan, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ tiến hành cấp Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất. Sau khi trao Giấy chứng nhận cho người được thừa kế, hồ sơ sẽ được chuyển tiếp đến Văn phòng đăng ký đất đai để cơ quan này lập mới hoặc cập nhật hồ sơ địa chính tương ứng.
Nhóm thứ ba áp dụng với tổ chức không thuộc diện được miễn tiền sử dụng đất. Trường hợp này, thủ tục bao gồm việc cấp Giấy chứng nhận song song với việc ký hợp đồng thuê đất (nếu tổ chức đó thuê đất). Sau khi trao Giấy chứng nhận, cơ quan có thẩm quyền cũng đồng thời thực hiện việc lập, cập nhật hồ sơ địa chính.
Nhóm thứ tư liên quan đến hộ gia đình, cá nhân đã hoàn tất bước đăng ký đất đai và đã nhận được Thông báo xác nhận kết quả đăng ký. Ở tình huống này, người sử dụng đất chỉ cần nộp lại Thông báo xác nhận cùng Đơn đăng ký đất đai tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ. Trên cơ sở đó, Ủy ban nhân dân cấp xã sẽ xác định nghĩa vụ tài chính phải thực hiện và cấp Giấy chứng nhận nếu hồ sơ đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Trình tự bốn bước thực hiện thủ tục
Nhìn chung, quy trình cấp Sổ đỏ lần đầu tại Gia Lai được thiết kế theo bốn bước tuần tự.
Bước đầu tiên là khâu chuẩn bị hồ sơ. Người sử dụng đất cần có trong tay Thông báo xác nhận kết quả đăng ký đất đai cùng với Đơn đăng ký đất đai được lập theo Mẫu số 15 ban hành kèm theo quy định hiện hành.
Bước thứ hai, hồ sơ nêu trên được nộp trực tiếp tại cơ quan tiếp nhận hồ sơ có thẩm quyền và người nộp chờ kết quả xử lý theo quy trình nội bộ.
Bước thứ ba, cơ quan chức năng — cụ thể là Ủy ban nhân dân cấp xã — sẽ tiến hành kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ, đồng thời xác định các khoản nghĩa vụ tài chính mà người sử dụng đất phải thực hiện. Nếu hồ sơ và điều kiện đáp ứng đầy đủ theo quy định, Giấy chứng nhận sẽ được cấp cho người đề nghị.
Bước cuối cùng là việc người sử dụng đất nhận Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu tài sản gắn liền với đất — đây là văn bản pháp lý xác lập quyền của họ đối với thửa đất và tài sản gắn liền, nếu có.
Thời điểm áp dụng và những điểm cần lưu tâm
Toàn bộ nội dung thủ tục nêu trên chính thức có hiệu lực thi hành kể từ ngày 29/6/2026, tức là cùng thời điểm Quyết định 104/2026/QĐ-UBND của Ủy ban nhân dân tỉnh Gia Lai được ban hành. Do quy trình xử lý hồ sơ được phân theo từng nhóm đối tượng khác nhau — tổ chức, cá nhân nhận thừa kế, tổ chức không được miễn tiền sử dụng đất, hay hộ gia đình/cá nhân đã có Thông báo xác nhận — người dân và tổ chức cần xác định đúng mình thuộc nhóm nào trước khi chuẩn bị hồ sơ, để tránh nộp sai giấy tờ hoặc sai cơ quan tiếp nhận.
Một điểm cần đặc biệt chú ý là yếu tố chứng minh việc hoàn thành nghĩa vụ tài chính. Đối với các trường hợp thừa kế quyền sử dụng đất, việc cấp Giấy chứng nhận chỉ được thực hiện khi có dữ liệu điện tử xác nhận hoặc chứng từ hợp lệ thể hiện nghĩa vụ tài chính đã được thực hiện xong; vì vậy, người thừa kế nên chủ động lưu giữ đầy đủ các chứng từ nộp thuế, lệ phí liên quan đến thửa đất trong suốt quá trình sử dụng.
Đối với tổ chức, việc phân biệt giữa trường hợp được miễn toàn bộ tiền sử dụng đất/tiền thuê đất (thuộc nhóm áp dụng Điều 118, khoản 3 Điều 120 Luật số 31/2024/QH15) với trường hợp không thuộc diện miễn cũng có ý nghĩa quan trọng, bởi hai nhóm này dẫn đến quy trình cấp giấy và ký hợp đồng thuê đất khác nhau. Tổ chức nên rà soát kỹ căn cứ pháp lý về hình thức sử dụng đất của mình trước khi làm thủ tục, nhằm xác định đúng nhóm áp dụng và tránh phát sinh vướng mắc trong quá trình xét duyệt hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền.
Cuối cùng, đối với hộ gia đình, cá nhân đã có Thông báo xác nhận kết quả đăng ký đất đai, cần lưu ý chuẩn bị đúng Đơn đăng ký đất đai theo Mẫu số 15, vì đây là mẫu biểu bắt buộc được quy định để cơ quan tiếp nhận hồ sơ xử lý đúng trình tự, tránh việc phải bổ sung, chỉnh sửa nhiều lần làm kéo dài thời gian giải quyết thủ tục cấp Giấy chứng nhận.
Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.
