Thực hiện thí điểm hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

2. Thông tư 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn một số điều của Nghị định 119/2018/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ;

3. Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (hiện hành, thay thế các quy định cũ về hóa đơn điện tử, trong đó có hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế);

4. Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ;

5. Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (quy định cũ, là bối cảnh áp dụng trước khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử);

6. Nghị định 04/2014/NĐ-CP ngày 09/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (sửa đổi, bổ sung Nghị định 51/2010/NĐ-CP).

Nội dung chi tiết

Hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế (gọi tắt là hóa đơn điện tử có mã) là hóa đơn điện tử do cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua. Theo đó, doanh nghiệp lập hóa đơn trên hệ thống và gửi dữ liệu đến hệ thống của cơ quan thuế; sau khi kiểm tra, cơ quan thuế cấp một mã số xác thực duy nhất gắn với từng hóa đơn, đảm bảo hóa đơn được phát hành hợp pháp, có giá trị pháp lý và không thể bị làm giả.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Public domain

Theo lộ trình thí điểm, trong thời gian từ ngày 01/11/2018 đến ngày 31/10/2020, các doanh nghiệp tham gia thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định 119/2018/NĐ-CP và Thông tư 68/2019/TT-BTC. Việc thí điểm được triển khai theo từng địa phương, từng nhóm doanh nghiệp do cơ quan thuế lựa chọn, làm cơ sở đánh giá hiệu quả trước khi mở rộng áp dụng trên toàn quốc.

Trong giai đoạn thí điểm, trường hợp cơ quan thuế chưa thông báo doanh nghiệp chuyển đổi để sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP thì doanh nghiệp vẫn tiếp tục áp dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP. Điều này tạo sự linh hoạt, tránh xáo trộn hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn triển khai thí điểm chưa đồng bộ trên cả nước.

Sau ngày 01/7/2022, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử (bao gồm hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và hóa đơn điện tử không có mã) được áp dụng rộng rãi, bắt buộc đối với hầu hết các tổ chức, cá nhân kinh doanh. Đây là bước chuyển từ giai đoạn thí điểm sang áp dụng chính thức, thống nhất trên phạm vi toàn quốc, thay thế hoàn toàn các quy định về hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử theo các nghị định cũ.

Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế mang lại nhiều lợi ích: giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn; minh bạch thông tin, hạn chế gian lận thuế; rút ngắn thời gian kê khai, quyết toán thuế; đồng thời giúp cơ quan thuế kiểm soát chặt chẽ hơn dữ liệu giao dịch, tạo thuận lợi cho doanh nghiệp trong quản lý tài chính và kế toán.

Quy trình thực hiện

1. Doanh nghiệp đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo mẫu quy định, kèm theo hồ sơ đăng ký theo hướng dẫn của cơ quan thuế.
2. Lựa chọn hình thức sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không có mã, căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế của doanh nghiệp.
3. Kết nối hệ thống hóa đơn điện tử của cơ quan thuế thông qua tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử hoặc qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế theo đúng tiêu chuẩn kỹ thuật.
4. Phát hành hóa đơn khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ; hệ thống gửi dữ liệu đến cơ quan thuế và nhận mã xác thực cấp cho từng hóa đơn trước khi giao cho người mua.
5. Gửi hóa đơn điện tử đã có mã xác thực cho khách hàng qua các phương thức điện tử như email, tin nhắn hoặc qua cổng tra cứu của nhà cung cấp dịch vụ.
6. Lưu trữ hóa đơn điện tử theo quy định và sử dụng dữ liệu hóa đơn để kê khai, nộp thuế, quyết toán thuế đầy đủ, đúng hạn theo quy định của pháp luật về thuế.

Lưu ý quan trọng

Quy định về hóa đơn điện tử đã thay đổi cơ bản: từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp phải sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP; các quy định cũ tại Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP không còn hiệu lực áp dụng.

Hóa đơn điện tử có mã là hóa đơn do cơ quan thuế cấp mã xác thực trên hệ thống trước khi gửi cho người mua, có giá trị pháp lý và giúp chống làm giả hóa đơn; doanh nghiệp cần phân biệt rõ với hóa đơn điện tử không có mã.

Trường hợp không sử dụng hóa đơn điện tử khi thuộc đối tượng bắt buộc, doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và xử phạt vi phạm hành chính.

Doanh nghiệp cần thường xuyên cập nhật thông tin, biểu mẫu và hướng dẫn mới nhất trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để kịp thời điều chỉnh quy trình phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử phù hợp.

Khi gặp vướng mắc trong quá trình đăng ký, kết nối hệ thống hoặc sử dụng hóa đơn điện tử, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ, hướng dẫn cụ thể theo tình hình thực tế.

Bài viết chỉ mang tính chất tham khảo; doanh nghiệp nên theo dõi các văn bản pháp luật mới để đảm bảo tuân thủ đúng quy định hiện hành tại thời điểm áp dụng.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.