Thuế Thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hóa đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định số 70/2025/NĐ-CP ngày 27/5/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ, trong đó điều chỉnh các quy định liên quan đến việc xử lý hóa đơn sai sót, bao gồm lập hóa đơn thay thế và hóa đơn điều chỉnh.

2. Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ, là văn bản nền tảng quy định nguyên tắc lập, quản lý, sử dụng hóa đơn điện tử.

3. Thông tư số 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

4. Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 ngày 13/6/2019, quy định về quyền, nghĩa vụ của người nộp thuế và các nguyên tắc quản lý thuế, có liên quan đến nghĩa vụ kê khai, khai bổ sung khi phát hiện hóa đơn sai sót.

5. Thông tư số 80/2021/TT-BTC ngày 29/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 126/2020/NĐ-CP, quy định về khai bổ sung hồ sơ khai thuế khi có sai sót.

6. Các văn bản hướng dẫn của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh và Tổng cục Thuế được ban hành định kỳ để hướng dẫn cụ thể việc áp dụng các quy định nêu trên.

Nội dung chi tiết

Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 70/2025/NĐ-CP, khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán phải xác định mức độ sai sót để lựa chọn xử lý theo một trong hai hình thức: lập hóa đơn thay thế hoặc lập hóa đơn điều chỉnh. Việc phân loại đúng trường hợp áp dụng có ý nghĩa quan trọng, quyết định tính hợp pháp của hóa đơn và ảnh hưởng trực tiếp đến nghĩa vụ thuế của doanh nghiệp.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Donald Trung Quoc Don (Chữ Hán: 徵國單) - Wi · CC BY-SA 4.0

Trường hợp thay thế hóa đơn được áp dụng khi hóa đơn có sai sót về những nội dung cơ bản như sai tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hoặc người bán, sai mặt hàng, sai đơn vị tính, sai số lượng, sai đơn giá, sai thành tiền, sai thuế suất, sai số tiền thuế, sai tổng tiền thanh toán. Khi đó, người bán phải hủy hóa đơn đã lập có sai sót và lập hóa đơn mới thay thế, trên hóa đơn mới phải ghi rõ dòng chữ Thay thế cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm... để xác định rõ mối quan hệ giữa hóa đơn thay thế và hóa đơn bị thay thế.

Trường hợp điều chỉnh hóa đơn được áp dụng khi hóa đơn sai sót nhưng sai sót đó không làm thay đổi bản chất của nghiệp vụ kinh tế, ví dụ sai sót về tên hàng hóa, dịch vụ nhưng không sai về số lượng, đơn giá, thành tiền hoặc cần điều chỉnh giảm, tăng một số chỉ tiêu cụ thể. Khi đó, người bán lập hóa đơn điều chỉnh, trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh đối với hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm..., tuyệt đối không được gạch xóa, sửa chữa hoặc làm mất tính nguyên trạng của hóa đơn đã lập.

Quy định mới được cập nhật theo Nghị định số 70/2025/NĐ-CP tiếp tục duy trì nguyên tắc nhất quán: mỗi hóa đơn sai sót chỉ được xử lý một lần thông qua hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh; hóa đơn thay thế, hóa đơn điều chỉnh được lập theo đúng định dạng chuẩn dữ liệu hóa đơn điện tử và phải được cấp mã của cơ quan thuế theo quy định. Người bán phải thông báo về việc lập hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh theo hướng dẫn của cơ quan thuế để bảo đảm tính minh bạch trong công tác quản lý.

Về kê khai thuế, khi phát hiện hóa đơn sai sót thuộc kỳ kê khai trước, người bán và người mua phải kê khai điều chỉnh, khai bổ sung ngay trong kỳ phát hiện sai sót, không chờ đến khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra mới xử lý. Việc xử lý hóa đơn sai sót phải được thực hiện đồng bộ giữa hai bên mua và bán để bảo đảm số liệu kê khai khớp đúng giữa các bên theo nguyên tắc đối chiếu của cơ quan thuế.

Quy trình thực hiện

1. Bước 1: Phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử đã lập và thông báo kịp thời cho bên mua để phối hợp xử lý theo quy định.
2. Bước 2: Xác định mức độ sai sót để lựa chọn hình thức xử lý phù hợp: sai sót về nội dung cơ bản thì lập hóa đơn thay thế; sai sót không làm thay đổi bản chất nghiệp vụ thì lập hóa đơn điều chỉnh.
3. Bước 3: Lập biên bản ghi nhận sai sót có xác nhận của cả hai bên người bán và người mua, ghi rõ nội dung sai sót, thời điểm phát hiện và phương án xử lý.
4. Bước 4: Lập hóa đơn điện tử thay thế hoặc hóa đơn điện tử điều chỉnh theo đúng quy định, ghi đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc, cụm từ xác định tính chất thay thế hoặc điều chỉnh, sau đó gửi cho cơ quan thuế để cấp mã theo quy trình.
5. Bước 5: Kê khai xử lý thuế đúng kỳ phát hiện sai sót: khai bổ sung hoặc điều chỉnh hồ sơ khai thuế của kỳ có sai sót, đồng thời hướng dẫn người mua điều chỉnh kê khai tương ứng.
6. Bước 6: Lưu trữ đầy đủ hồ sơ gồm hóa đơn gốc, hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh, biên bản ghi nhận sai sót và các tài liệu liên quan; sẵn sàng giải trình khi cơ quan thuế có yêu cầu.

Lưu ý quan trọng

Hóa đơn thay thế phải ghi rõ cụm từ Thay thế cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm... trên hóa đơn mới; thiếu cụm từ này, hóa đơn thay thế không đủ căn cứ để xác định mối quan hệ giữa hai hóa đơn và có thể bị coi là hóa đơn không hợp pháp.

Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) trên các chỉ tiêu giá trị, số lượng, thuế suất; khi cần điều chỉnh giảm, người bán ghi giá trị điều chỉnh là số dương kèm nội dung mô tả rõ việc giảm, tránh gây nhầm lẫn khi cơ quan thuế đối chiếu dữ liệu hóa đơn.

Hóa đơn đã lập không được tẩy xóa, sửa chữa hoặc làm sai lệch nội dung; mọi sai sót chỉ được xử lý bằng hóa đơn thay thế hoặc hóa đơn điều chỉnh, việc tự ý sửa chữa hóa đơn có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định.

Việc kê khai điều chỉnh phải được thực hiện đúng kỳ phát hiện sai sót; chậm trễ hoặc không khai bổ sung có thể dẫn đến bị xử phạt về hành vi khai sai, khai thiếu nghĩa vụ thuế và phải nộp tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật về quản lý thuế.

Xử lý sai hình thức hóa đơn (như lập hóa đơn điều chỉnh trong khi đáng lẽ phải lập hóa đơn thay thế hoặc ngược lại) sẽ làm hóa đơn không hợp pháp, dẫn đến rủi ro bị loại trừ chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, bị truy thu thuế GTGT và bị xử phạt vi phạm hành chính.

Doanh nghiệp và hộ kinh doanh nên theo dõi thường xuyên các văn bản hướng dẫn mới của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh và Tổng cục Thuế về hóa đơn điện tử để cập nhật kịp thời những thay đổi trong cách thức xử lý, kê khai hóa đơn sai sót theo quy định mới nhất.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.