Trường hợp người đại diện theo pháp luật không có khả năng điều hành doanh nghiệp

Cơ sở pháp lý

1. Luật Doanh nghiệp số 59/2020/QH14 (Điều 12 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; Điều 13 quy định về người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp trong một số trường hợp đặc biệt).

2. Nghị định số 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp (thủ tục đăng ký thay đổi người đại diện theo pháp luật, hồ sơ và trình tự thực hiện).

3. Bộ luật Dân sự số 91/2015/QH13 (quy định về năng lực hành vi dân sự, người mất năng lực hành vi dân sự, người có khó khăn trong nhận thức và làm chủ hành vi; quy định về đại diện).

4. Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 (quy định cũ về người đại diện theo pháp luật, được dẫn chiếu để so sánh khi cần).

5. Nghị định số 122/2021/NĐ-CP quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư (hành vi vi phạm về đăng ký doanh nghiệp).

6. Thông tư số 01/2021/TT-BKHĐT hướng dẫn về đăng ký doanh nghiệp (biểu mẫu, hồ sơ liên quan).

Nội dung chi tiết

Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp là cá nhân đại diện cho doanh nghiệp thực hiện các quyền và nghĩa vụ phát sinh từ giao dịch, đại diện cho doanh nghiệp trong hoạt động tố tụng, trước cơ quan nhà nước và các quan hệ dân sự khác. Người đại diện theo pháp luật có thể do điều lệ công ty quy định hoặc do pháp luật quy định. Công ty trách nhiệm hữu hạn và công ty cổ phần có thể có một hoặc nhiều người đại diện theo pháp luật; trong trường hợp có nhiều người thì điều lệ phải phân định rõ quyền, nghĩa vụ của từng người, đồng thời mỗi người vẫn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về hoạt động của mình.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: David Lienemann · Public domain

Để trở thành người đại diện theo pháp luật, cá nhân phải có đầy đủ năng lực hành vi dân sự; không thuộc các trường hợp bị cấm thành lập và quản lý doanh nghiệp theo quy định; không đồng thời là người đại diện theo pháp luật của nhiều doanh nghiệp theo giới hạn mà pháp luật cho phép (trừ trường hợp các doanh nghiệp có quan hệ sở hữu theo quy định). Ngoài ra, doanh nghiệp phải bảo đảm người đại diện theo pháp luật thường trú tại Việt Nam; trường hợp người đại diện vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền và nghĩa vụ thì doanh nghiệp cần có phương án thay thế kịp thời.

Người đại diện theo pháp luật được coi là không có khả năng điều hành doanh nghiệp khi thuộc các trường hợp như: vắng mặt tại Việt Nam quá thời hạn nêu trên mà không uỷ quyền hợp lệ; ốm đau, tai nạn hoặc tình trạng sức khoẻ kéo dài khiến không thể thực hiện nhiệm vụ; mất năng lực hành vi dân sự hoặc có khó khăn trong nhận thức, làm chủ hành vi theo quyết định của Toà án; bị tạm giữ, tạm giam, bị kết án tù hoặc bị hạn chế, mất quyền tự do khác; xuất cảnh và không thể trở về để điều hành. Khi đó, doanh nghiệp phải cử người khác làm người đại diện theo pháp luật và thông báo đến cơ quan đăng ký kinh doanh để cập nhật thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trách nhiệm cử người đại diện thay thế thuộc về các thành viên, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị tuỳ theo loại hình doanh nghiệp và quy định tại điều lệ. Việc không kịp thời cử người đại diện mới có thể dẫn đến rủi ro cho các giao dịch của doanh nghiệp vì người không còn tư cách đại diện ký kết có thể làm phát sinh tranh chấp về hiệu lực của hợp đồng, đồng thời doanh nghiệp có thể bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực đăng ký doanh nghiệp. Do đó, cần chủ động rà soát và thực hiện thủ tục thay đổi ngay khi phát sinh sự kiện.

Khi thay đổi người đại diện theo pháp luật, cần làm rõ thời điểm chấm dứt quyền, nghĩa vụ của người cũ và thời điểm bắt đầu của người mới; bàn giao tài liệu, con dấu (nếu có), tài khoản và các công việc đang thực hiện; xử lý các giao dịch đã ký trước đó và thông báo cho đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế cùng các cơ quan liên quan. Người đại diện theo pháp luật vẫn phải chịu trách nhiệm về các nghĩa vụ phát sinh trong thời gian đương nhiệm, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

Quy trình thực hiện

1. Bước 1: Xác định trường hợp người đại diện theo pháp luật không thể tiếp tục điều hành doanh nghiệp (vắng mặt quá 30 ngày, ốm đau, mất năng lực hành vi dân sự, bị tạm giam, xuất cảnh...), thu thập tài liệu chứng minh và rà soát điều lệ về thẩm quyền cử người đại diện.
2. Bước 2: Họp thành viên, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị (tuỳ loại hình) để quyết định cử người đại diện theo pháp luật mới, ghi nhận bằng biên bản họp và nghị quyết theo đúng điều lệ và tỷ lệ biểu quyết luật định.
3. Bước 3: Chuẩn bị hồ sơ thay đổi người đại diện theo pháp luật, gồm thông báo thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp, nghị quyết và biên bản họp, bản sao giấy tờ tuỳ thân của người đại diện mới, giấy uỷ quyền (nếu nộp qua người được uỷ quyền) và các tài liệu liên quan.
4. Bước 4: Nộp hồ sơ tại cơ quan đăng ký kinh doanh có thẩm quyền (Phòng Đăng ký kinh doanh thuộc Sở Kế hoạch và Đầu tư hoặc Sở Tài chính tuỳ địa phương) theo hình thức trực tiếp hoặc trực tuyến.
5. Bước 5: Nhận kết quả là Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đã cập nhật thông tin người đại diện theo pháp luật; kiểm tra tính chính xác của thông tin và thực hiện công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp theo quy định.
6. Bước 6: Triển khai công việc của người đại diện mới: bàn giao hồ sơ, con dấu, tài khoản; thông báo cho đối tác, ngân hàng, cơ quan thuế; cập nhật chữ ký số và các giao dịch liên quan để bảo đảm hoạt động liên tục của doanh nghiệp.

Lưu ý quan trọng

Doanh nghiệp phải bảo đảm luôn có ít nhất một người đại diện theo pháp luật thường trú tại Việt Nam, trừ trường hợp pháp luật có quy định riêng. Nếu người đại diện vắng mặt tại Việt Nam quá 30 ngày mà không uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện quyền, nghĩa vụ thì doanh nghiệp cần cử người thay thế kịp thời.

Việc thay đổi người đại diện theo pháp luật phải được đăng ký trong thời hạn luật định kể từ ngày có thay đổi. Chậm nộp hồ sơ hoặc không thông báo có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về đăng ký doanh nghiệp, mức phạt tuỳ theo tính chất và hành vi vi phạm.

Khi người đại diện theo pháp luật mất năng lực hành vi dân sự theo quyết định của Toà án, tư cách đại diện chấm dứt; các giao dịch do người này xác lập sau thời điểm đó có thể bị vô hiệu hoặc gây tranh chấp về hiệu lực. Do đó, các bên cần kiểm tra kỹ tư cách và thẩm quyền của người ký kết trước khi giao dịch.

Trách nhiệm cử người đại diện mới thuộc về thành viên, Hội đồng thành viên hoặc Hội đồng quản trị theo quy định tại điều lệ và pháp luật. Việc không thực hiện đúng trách nhiệm có thể dẫn đến trách nhiệm của người quản lý và ảnh hưởng đến hoạt động chung của doanh nghiệp.

Văn bản pháp luật có thể được sửa đổi, bổ sung theo thời gian; nội dung bài viết mang tính tham khảo, không thay thế ý kiến tư vấn pháp lý cho từng trường hợp cụ thể. Trước khi thực hiện, nên đối chiếu quy định hiện hành và liên hệ cơ quan đăng ký kinh doanh hoặc luật sư để được hướng dẫn.

Khi cần hỗ trợ xử lý trường hợp người đại diện theo pháp luật không còn khả năng điều hành, doanh nghiệp nên liên hệ trực tiếp cơ quan đăng ký kinh doanh nơi đặt trụ sở để được hướng dẫn hồ sơ, trình tự và thời hạn cụ thể.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.