Được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in song song với hóa đơn điện tử

Cơ sở pháp lý

1. Nghị định 123/2020/NĐ-CP ngày 19/10/2020 của Chính phủ quy định về hóa đơn, chứng từ (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2022).

2. Thông tư 78/2021/TT-BTC ngày 17/9/2021 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn, chứng từ.

3. Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

4. Nghị định 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ.

5. Các công văn hướng dẫn của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế về việc quản lý, sử dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử.

Nội dung chi tiết

Trước thời điểm hóa đơn điện tử được áp dụng bắt buộc, hoạt động quản lý và sử dụng hóa đơn tại Việt Nam trải qua một giai đoạn chuyển đổi kéo dài. Theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP, doanh nghiệp được khuyến khích chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử, nhưng chưa bị buộc phải áp dụng ngay. Đến Nghị định 123/2020/NĐ-CP, lộ trình được xác định rõ: từ ngày 01/7/2022, doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh thuộc diện sử dụng hóa đơn phải chuyển sang hóa đơn điện tử theo quy định, thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống.

Minh họa: Doanh nghiệp & hộ kinh doanh — Ảnh: Ipb at English Wikibooks · CC BY-SA 3.0

Trong giai đoạn chuyển tiếp trước mốc bắt buộc nêu trên, các doanh nghiệp chưa đủ điều kiện hoặc chưa sẵn sàng hạ tầng kỹ thuật để triển khai hóa đơn điện tử vẫn được tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in song song với hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp được quyền chủ động lựa chọn loại hóa đơn phù hợp với quy mô, đặc điểm hoạt động và điều kiện thực tế của mình, trên cơ sở tuân thủ quy định pháp luật tại từng thời kỳ.

Đối với hóa đơn đặt in, doanh nghiệp phải thực hiện đúng trình tự theo Thông tư 39/2014/TT-BTC: đăng ký phát hành hóa đơn với cơ quan thuế theo mẫu quy định, thông báo phát hành trước khi đưa hóa đơn vào sử dụng, đặt in tại đơn vị in hóa đơn đủ điều kiện theo hợp đồng và bản thông báo phát hành. Hoạt động mua, bán hóa đơn, sử dụng hóa đơn phải bảo đảm đúng mục đích, ghi đầy đủ nội dung và bảo quản an toàn.

Từ ngày 01/7/2022, Nghị định 123/2020/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, hóa đơn điện tử trở thành loại hóa đơn chủ yếu áp dụng đối với hầu hết doanh nghiệp, tổ chức kinh tế và hộ kinh doanh. Hóa đơn giấy, trong đó có hóa đơn đặt in, chỉ còn được sử dụng trong một số trường hợp đặc thù và có điều kiện theo quy định của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, ví dụ doanh nghiệp thuộc lĩnh vực đặc biệt hoặc trường hợp bất khả kháng được cơ quan thuế chấp thuận theo từng trường hợp cụ thể.

Doanh nghiệp có trách nhiệm lựa chọn đúng loại hóa đơn theo quy định tại từng thời kỳ, quản lý và lưu trữ hóa đơn đúng cách để phục vụ việc kê khai thuế và kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết. Khi lập hóa đơn xảy ra sai sót, doanh nghiệp phải xử lý theo hướng dẫn hiện hành: lập hóa đơn điều chỉnh, lập hóa đơn thay thế hoặc lập biên bản thu hồi, xử lý hóa đơn đã lập tùy theo từng trường hợp sai sót cụ thể.

Quy trình thực hiện

1. Xác định loại hóa đơn doanh nghiệp đang sử dụng và loại hóa đơn được phép sử dụng theo quy định hiện hành, bảo đảm phù hợp với Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn thi hành.
2. Nếu tiếp tục sử dụng hóa đơn đặt in trong trường hợp thuộc diện được áp dụng: kiểm tra, bảo đảm đã thực hiện đăng ký phát hành hóa đơn và đặt in đúng trình tự, mẫu quy định.
3. Lập hóa đơn đầy đủ nội dung bắt buộc khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, ghi đúng thông tin về người mua, hàng hóa, đơn giá, thuế, tổng thanh toán theo quy định.
4. Lưu trữ hóa đơn theo quy định, sắp xếp khoa học theo thứ tự phát hành và bảo quản an toàn để phục vụ kê khai thuế, kiểm tra và đối chiếu.
5. Nếu chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử: đăng ký với cơ quan thuế, lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử và sử dụng theo đúng Nghị định 123/2020/NĐ-CP, Thông tư 78/2021/TT-BTC.
6. Hủy hóa đơn giấy chưa sử dụng theo quy định khi đã chuyển đổi, lập biên bản hủy hóa đơn và thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Lưu ý quan trọng

Quy định hiện hành kể từ ngày 01/7/2022 ưu tiên và bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử đối với doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, hộ kinh doanh. Hóa đơn đặt in chỉ còn được áp dụng trong những trường hợp đặc thù theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP.

Giai đoạn chuyển tiếp cho phép sử dụng song song hóa đơn đặt in và hóa đơn điện tử đã kết thúc. Doanh nghiệp cần rà soát ngay hoạt động hóa đơn của mình để tuân thủ quy định mới, tránh bị xử lý vi phạm về hành vi sử dụng không đúng loại hóa đơn.

Hóa đơn phải được lập đầy đủ nội dung theo mẫu quy định, hạn chế tối đa sai sót. Khi phát hiện sai sót, doanh nghiệp cần xử lý kịp thời theo hướng dẫn của cơ quan thuế và lưu giữ đầy đủ chứng từ liên quan.

Quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ thường xuyên được sửa đổi, bổ sung. Doanh nghiệp cần theo dõi, cập nhật các văn bản mới của Chính phủ, Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế để áp dụng đúng.

Nội dung bài viết chỉ mang tính chất tham khảo. Để được tư vấn cụ thể cho từng trường hợp, vui lòng liên hệ với Luật An Dân Việt hoặc cơ quan có thẩm quyền.